Chef de service affaires générales / mairie annexe / accueil (h/f) - le blanc-mesnil

Chef de service affaires générales / mairie annexe / accueil (h/f) - Le Blanc-Mesnil

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* Fonction publique : Fonction publique Territoriale
* Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
* Expérience souhaitée : Non renseigné
Rémunération : Non renseigné

MISSIONS
Organiser et superviser l'activité courante, en veillant à garantir la sécurité juridique de l'activité et la qualité du service rendu. Assurer le management et la gestion des équipes dans ces domaines. Suppléer le directeur ou le chef du service Etat Civil Cimetière durant les périodes d'absence.

ACTIVITÉS
Organiser et superviser l'activité courante du service dans ses différentes composantes :

1. Organiser le travail des agents (établir les plannings généraux d'activités au guichet, répartir les tâches dans le secteur en collaboration avec les référents selon les besoins).
2. Mettre en place des méthodes de travail (fiches de procédures, réunion, etc.) pour assurer une transmission homogène de l'information entre tous les agents.
3. Contrôler l'exécution de l'activité, veiller au respect des procédures, proposer des outils de suivi de l'activité dans une logique d'amélioration du service et de l'organisation.
4. Assurer la coordination opérationnelle avec les services et directions concernées au quotidien par l'activité du service (informatique, prestation éducation, urbanisme, sports, etc).
5. Suivi des opérations annuelles du recensement de la population, en assurer la coordination générale en lien avec l'INSEE.

Assurer la sécurisation administrative et juridique de l'activité du secteur :

1. Organiser et suivre la veille juridique en matière d'affaires générales, des élections en lien avec les référents techniques sur ces matières.
2. Prendre en charge le suivi des dossiers présentant une complexité juridique, en lien avec les référents (recours, contentieux électoral).
3. Veiller à la transmission des nouvelles dispositions règlementaires et à la bonne application des procédures (fiches de procédure, réunions, etc).
4. Suivre les relations avec les services de l'Etat et administrations et notamment avec le CERT et la Préfecture.
5. Apporter une réponse aux questions des agents, des usagers, des élus ; assurer le suivi des dossiers complexes et contentieux.

Participer au management de la direction :

1. Contribuer à la réflexion visant à définir les orientations et l'organisation de la direction.
2. Assurer la suppléance du directeur ou du chef du service Etat Civil Cimetière en cas d'absence ou d'indisponibilité.

Assurer le management du personnel :

1. Assurer l'encadrement et l'animation d'équipe des conseillers relations citoyens et agents d'accueil.
2. Assurer la gestion RH du service (suivi des congés, formations, etc).

Assurer la gestion administrative et financière :

1. Rédaction de bilans ou notes, de documents supports liés aux démarches, etc.
2. Gestion administrative du fonctionnement courant (suivi des interventions logistiques diverses liées aux guichets d'accueils, etc).


Profil recherché

COMPÉTENCES
- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire, les procédures administratives et l'actualité en matière des affaires générales et des élections.
- Maîtriser les outils informatiques courants et des logiciels métiers du secteur.
- Capacité à animer et encadrer une équipe.
- Capacités d'analyse et de synthèse, permettant d'établir des diagnostics, préconisations, tableaux de bords, bilans d'activité.
- Aisance rédactionnelle.
- Qualités relationnelles, assertivité, sens de l'écoute, du dialogue.
- Capacité à résoudre les situations conflictuelles ou d'agressivité.
- Sens du service public, discrétion, disponibilité.
- Rigueur, aptitude à identifier le niveau d'importance et à prioriser, autonomie, sens de l'organisation.
- Capacité à établir un cadre et le faire respecter.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Formation supérieure exigée.
Expérience avérée en management.
Délégation des fonctions d'officier de l'état civil.
Encadrement des permanences les samedis matins.
Travail les week-ends de scrutins électoraux.


Qui sommes-nous?

Situé entre Paris et l'aéroport Charles de Gaulle, Le Blanc-Mesnil bénéficie d'une situation géographique idéale grâce à l'implantation des 2 gares du Grand Paris et l'accès direct aux autoroutes A3 et A1. Commune de 59 000 habitants, Le Blanc-Mesnil est un territoire dynamique et attractif.

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