Gestionnaire de l'organisme de formation ifaps - h/f

Description :Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire pour l'organisme de formation IFAPS à temps pleinMISSION GÉNÉRALE DU POSTE: Collaborer avec la responsable développement professionnel et la coordinatrice pédagogique afin d'assurerla gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l'organisme de formation l'IFAPS.ACTIVITÉS PRINCIPALES : Gérer les aspects logistiques : * réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation * reprographie des supports pédagogiques * accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l'établissement ou professionnels de l'établissement) * participation active à la mise en ?uvre de colloquesCréer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l'activité * mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs.) * relevé des données en vue de statistiques * communication des données statistiques et participation à l'élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d'activité du plan de formationArchiver les documents en lien avec la réglementation: conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formationAssurer les fonctions d'accueil du service développement professionnel(activité tournante sur l'ensemble de l'équipe) : * réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques * accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels * traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS * rédaction de courriers internes et externes * traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procéduresTraiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l'IFAPS via le logiciel de l'organisme: * Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance), * Engagement financier et mise à jour, * Recensement et suivi des inscriptions, * Suivi des conventions avec les établissements demandeurs, * Contrats de recrutement des intervenants, * Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l'état de frais si nécessaire, * Synthèse des questionnaires d'évaluation, * Facturation (émission de titres), * Clôture administrative et financière des dossiers, * Mise en application des procédures du service. Profil recherché : DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION: * Diplôme(s)/qualification(s) dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion * Expérience(s) professionnelle(s) dans le domaine de la formation (service de formation et/ou organisme de formation), des RH et/ou de la gestion de portefeuilles d'activités.CONNAISSANCES: * Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office) * Logiciel de l'IFAPS, DEMATIC, SPHINX et le logiciel Gesform * Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs. * Organisation et fonctionnement interne des acteurs régionaux * Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière. * Législation liée à un organisme de formation * Communication orale et écriteSAVOIR ÊTRE : * Professionnalisme * Écoute, discrétion, * Réactivité * Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie * Esprit d'initiative et créativité * Sens de l'accueil et disponibilité * Respect de l'organisation mise en place * Organisation et méthodologie * RigueurSAVOIR FAIRE: * Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels * Transmettre aux bons interlocuteurs, à bon escient et en respectant la discrétion professionnelle les informations * S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés * Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies, * Classer et mettre à jour les dossiers * Définir les priorités * Désamorcer les situations difficiles: impatience, stress, agressivité. * Construire et exploiter des tableaux de bords * Organiser sa charge de travail et l'optimiserSPÉCIFICITÉS DU POSTE : * Horaire de travail: 8H30 à 16H15 * Présence obligatoire d'un des agents durant les horaires d'ouverture du service * Organisation du temps de travail s

Experience: Expérience souhaitée

Secteur d'activité: Activités hospitalières