Administrateur fonctionnel sirh et référent dématérialisation (f/h)

3- ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION

Activité 1 : assurer l’administration fonctionnelle sur l’outil de gestion des temps Incovar
- Contribuer aux réflexions autour de la modernisation des dispositifs de système d’information RH (outils, processus, dématérialisation) ;
- Conseiller les services dans leurs réflexions autour des outils et des processus à mettre en œuvre afin de faire face à leurs besoins ;
- Repérer les évolutions de la Collectivité afin d’ajuster le besoin d’outils ;
- Assurer une veille sur les offres du marché, les outils et leurs évolutions ;
- Veiller au maintien de l’adéquation entre les besoins et les fonctionnalités ;
- Réaliser les prospectives en lien avec l’évolution de l’outil, des pratiques et des attentes de la collectivité ;
- Piloter les projets de déploiement d’outils après décision conjointe entre la DSI et la DRH ;
- Rédiger les cahiers des charges et les contraintes des spécifications techniques ;
- Encadrer l’équipe projet dans le suivi des projets tant dans les phases de conception que de déploiement ;
- Assurer le déploiement de l’outil en lien avec la DSI, les éditeurs et les utilisatrices finales et utilisateurs finaux ;
- Conseiller les services dans le déploiement et sur l’évolution des processus en lien avec les fonctionnalités et / ou les contraintes de l’outil ;
- Conseiller les services autour des paramétrages à mettre en œuvre pour le déploiement des outils et / ou leur maintien.
- Contribuer au maintien du logiciel en condition opérationnelle ;
- Contribuer au paramétrage de structure du logiciel, la maintenance des référentiels ;
- Contribuer aux réflexions sur les évolutions de paramétrage de structure afin de répondre aux besoins d’évolutions en lien avec la personne en charge du requêtage des données ;
- Contribuer aux réflexions de mise en œuvre des choix réalisés par la collectivité en matière de gestion des temps et les traduire de manière technique ;
- Contribuer au lien avec l’éditeur pour les évolutions du logiciel

Activité 2 : être le référent sur la dématérialisation
- Assurer la création, la modification et la mise à jour des modèles d’arrêtés, de contrats et de documents divers générés à partir du logiciel Astre ;
- Assurer la mise à jour des visas, délégations de signatures, décrets… ;
- Assurer la création, la modification et la mise à jour de modèles de documents générés à partir du logiciel Adequasys ;
- Assurer un appui technique auprès des gestionnaires sur le logiciel Astre
- Contribuer à l’élaboration des processus de dématérialisation en toutes matières ;
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche de dématérialisation sur les outils Astre et Adequasys ou tout autre outil à venir ;
- Constituer un appui technique dans la mise en œuvre d’un parapheur électronique et sa maintenance

Activité 3 : contribuer à l’administration fonctionnelle des outils SIRH et assurer la fonction de référent de premier niveau pour les services et les utilisatrices et utilisateurs de la DRH
- Assurer un rôle de veille, afin d’identifier les éléments évolutions pertinentes pour l’activité des services ;
- Identifier les optimisations possibles en lien avec la pratique des services ;
- Accompagner avec la DSI la mise en place des différentes évolutions des outils ;
- Etre garant de l’ouverture des droits dans les applicatifs en lien avec les contraintes RGPD ;
- Recenser les besoins en formation et assurer la formation des nouveaux utilisateurs ainsi que la mise à niveau des différents utilisateurs et les conseiller ;
- Accompagner les réflexions autour de l’évolution des outils ;
- Accompagner les réflexions autour des paramétrages des outils pour permettre le fonctionnement des services. Le cas échéant, réaliser les paramétrages ;
- Assurer la réponse de premier niveau et / ou procéder à la résolution des problèmes identifiés dans le fonctionnement des outils.
- Gérer la planification, l’analyse du contenu des livraisons, leurs tests et le suivis dans l’applicatif Astre RH

Activité 4 : être en appui à la mise en œuvre de projets SIRH transversaux en lien avec les cheffes et chefs de projet internes DRH ou externes
- Venir en appui sur tout autre projet transversal tant dans la conception que dans la mise en œuvre ;
- Contribuer aux réflexions en matière d’élaboration de feuilles de route ;
- Contribuer ou assurer la planification des projets sur la partie technique ;
- Contribuer ou assurer la mise en œuvre des planifications.

Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 60 %