Chef(fe) de section des affaires générales

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
- Encadrer, animer, organiser et contrôler l’activité de l’unité des affaires générales.
- Assurer et coordonner le suivi du courrier au sein des services.
- Assurer les fonctions d'administrateur fonctionnel de l'outil de gestion courrier MAARCH pour les services centraux de la direction.
- Assister les référents locaux des structures territoriales pour l’utilisation de l’outil de gestion courrier MAARCH.
- Mettre en œuvre et assurer le suivi de la gestion de l’archivage (informe et sensibilise les services aux techniques de classement des dossiers, fait appliquer la réglementation relative à l’archivage).
- Assurer le suivi administratif et technique du parc automobile des services centraux de Lognes.
- Gérer les missions des conducteurs.
- Assurer le suivi des demandes de prêts de véhicules.
- Collecter les informations et préparer les dossiers de réunion et de déplacement du directeur et de son adjointe, en lien avec le secrétariat particulier et la section synthèse.
- Faire le suivi et l’interface pour les commandes mensuelles (statistiques)
- Assurer l’enregistrement des textes juridiques réalisés par l’Académie de police dans le progiciel dédié (SOLON).

Le chef de section interviendra en renfort sur des travaux et dossiers transverses ou bien des organisations évènementielles qui seraient dévolus à l’État-major.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

La division synthèse et coordination de l’État-Major est chargée de centraliser, fiabiliser, diffuser, analyser et synthétiser des informations à des fins opérationnelles et pour des stratégies de moyen terme et des dossiers d’actualité. Elle centralise des remontées d’informations liées au fonctionnement des structures ainsi qu’à la gestion des demandes émanant du cabinet du Ministre et du DGPN et autres institutions (IGA, Cour des Comptes…). Elle fait le lien avec les DZ adjoints recrutement et formation. Elle est par ailleurs en charge, par le biais sa section affaires générales, de la gestion du courrier, des archives et du pool automobile de l’Académie de police.

Composition et effectifs du service :

La division est scindée en 3 sections :
- la section synthèse (2 SAIOM et une AAIOM ) ;
- la section des affaires générales (1 SA, 2 AAIOM à la gestion du courrier et des archives, 2 CEA au pool chauffeurs) ;
- la section coordination : 1 SA

Liaisons hiérarchiques : Cheffe de division synthèse et coordination, le chef d’État-major et son adjoint, le directeur central et son adjointe.

Liaisons fonctionnelles : Les sous-directions de l’Académie de police, les services et structures relevant de l’Académie de police, le cabinet DGPN, les directions d’emploi PN.

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel - niveau pratique requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise

requis

Savoir-faire : Savoir analyser - niveau maîtrise requis

Savoir manager - niveau pratique requis

Savoir gérer un projet, prioriser et fiabiliser - niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe - niveau pratique requis

Savoir-être : savoir s'adapter - niveau maîtrise requis

savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise requis

avoir le sens des relations humaines - niveau pratique requis