Gestionnaire de dossiers - direction des moyens généraux

DEFINITION METIER

Le/La Gestionnaire administratif(tive) de dossiers prend en charge toutes les opérations administratives de son domaine d'activité. Il/Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/Elle a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé. Il/Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la direction, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il/Elle est chargé(e) de mettre en place et de faire appliquer l’ensemble des règles et procédures dans le service ou la direction. Il/Elle recherche les informations (règlements, lois, etc.), les traite et les diffuse aux collaborateurs des services concernées. Il/Elle joue un rôle d’interface au sein de l'établissement.

FINALITE DU POSTE

Le/La Gestionnaire de dossiers assiste le/la Directeur(-trice) et les responsables de service dans leur gestion administrative et financière (suivi des marchés, des bons de commandes et des factures). En collaboration avec le/la Directeur(-trice), il/elle participe au suivi des processus organisationnels et des activités de la Direction. Il/Elle rédige, traite et diffuse les documents administratifs qui lui sont confiés (supports, rapports, délibérations, décisions, arrêtés, courriers …).

CONDITIONS D’EXERCICE

Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).

Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.

Conditions particulières : Gestion du temps arythmique : Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public.

Temps de travail : Complet.

Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30).

Date prévisionnelle de prise de poste : 01/07/2025.

ACTIVITES PRINCIPALES

TRONC COMMUN « Gestionnaire »

Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,

Conseiller les usagers et agents sur les procédures,

Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies,

Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances,

Participer à la réalisation des diagnostics sectoriels, à l’élaboration de scénarios prospectifs et à la rédaction de cahiers des charges techniques,

Instruire les dossiers (régularité juridique, administrative et comptable),

Rédiger les documents administratifs, les notes d’information, les comptes rendus et/ou procès-verbaux de réunion,

Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité,

Coordonner les activités avec les partenaires,

Participer à l’élaboration des marchés publics et à l’analyse des offres,

Rechercher et diffuser des informations,

Synthétiser et présenter des informations,

Vérifier la validité des informations traitées,

Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service,

Contribuer à la réalisation des rapports d’activité,

Détecter et résoudre les anomalies identifiées,

Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques,

Aider à la mise en place de supports de communication.

ACTIVITES SPECIFIQUES

Contrôler et suivre les différentes procédures et processus liés à l'organisation des activités,

Participer à l'élaboration des prévisions budgétaires et assurer le suivi des dépenses pour garantir leur conformité,

Gérer les aspects administratifs et financiers de la Direction des Moyens Généraux,

Effectuer la passation des marchés selon les procédures adaptées,

Superviser la gestion des bons de commande et des factures, incluant l’organisation et le suivi des circuits de signature,

Relancer les prestataires et veiller à l’exécution correcte des contrats,

Assurer le suivi du prévisionnel des absences du personnel,

Piloter la mise à jour des plannings et des tableaux de bord et maintenir à jour les autres outils de suivi des activités des services,

Organiser, alimenter et actualiser les bases de données relatives à la gestion et à l’évaluation des activités (suivi des indicateurs, actualisation régulière des procédures, …),

Vérifier et suivre le traitement des courriers entrants et sortants,

Rédiger, traiter et diffuser les documents administratifs (supports, rapports, comptes rendus, notes, …),

Préparer et organiser les réunions, prendre en charge la gestion des rendez-vous,

Assurer le suivi de dossiers spécifiques, tels que l’organisation d’événements internes (élections, manifestations, etc.),

Garantir exceptionnellement la continuité du service d’accueil en cas d’absences imprévues en effectuant de courts remplacements physiques ou en basculant les appels téléphoniques durant notamment les pauses méridiennes de l’agent en poste.

Légende : I : Initiation P : Pratique M : Maîtrise E : Expertise

COMPETENCES PRINCIPALES

Connaissances

Environnement territorial (M)

Organisation et services de l’EPCI (M)

Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)

Environnement professionnel du/des domaines d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)

Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité (M)

Gestion administrative (M)

Règles budgétaires et comptables (P)

Marchés publics et achats (P)

Techniques de prise de notes (M)

Techniques de numérisation (M)

Méthode de classement et d'archivage (M)

Savoir-faire

Outils bureautiques et environnement Web (M)

Utiliser des logiciels et des progiciels (M)

Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc…) (M)

Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs etc…) (M)

Assurer la gestion administrative des contrats le cas échéant (M)

Assurer la planification et le suivi des dossiers (M)

Gérer un budget (P)

Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)

Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)

Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)

Travailler en équipe (M)

Gérer le stress (M)

Gérer un conflit (P)

Archiver des documents (M)

Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)

Savoir-être

Esprit d’analyse et de synthèse

Autonomie

Rigueur

Organisation

Réactivité

Sens relationnel

Esprit d’équipe

Force de proposition

Diplomatie

Discrétion

Adaptabilité et flexibilité

Ponctualité

COMPETENCES SPÉCIFIQUES

Connaissances

Maitrise des logiciels métiers (M)

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (M)

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (M)

Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) (M)

Concevoir un tableau de bord (M)

Suivre les conditions d'exécution d'un contrat (P)

Savoir-faire

Savoir prioriser ses activités (M)

Capacité d’adaptation notamment dans le traitement des urgences (M)

Capacité de prise d’initiative (M)

Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique (M)

Savoir gérer son activité dans un calendrier (M)

Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale (M)

Niveau d'études minimum requis : Diplôme de niveau 4 ou équivalent et/ou justifier d’une expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires.