Secretaire du service accompagnement professionnel et social -

1.
1. Missions – fonctions principales



Répondre aux agents sollicitant un accompagnement par le SAPS:



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o Informer des dispositifs proposés par le SAPS, renseigner sur les missions du service et sur les différents dispositifs existants (Conseil en positionnement et parcours professionnel, accompagnement social, soutien et accompagnement psychologiques en lien avec le travail, sophrologie, suivi et accompagnement des agents en situation de handicap, accompagnement des réorganisations, cellule de mobilité)
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o Analyser les demandes et orienter les agents vers le bon professionnel et/ou le bon service
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o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le professionnel compétent
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o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques



Gérer les situations urgentes selon le besoin:



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o Savoir analyser les situations et rassurer un agent
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o Savoir alerter les Psychologues du personnel et/ou la référente Egalité Diversité
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o Savoir orienter un agent vers une prise en charge en cas de nécessité urgente et en cas d’absence des Psychologues du personnel (SST, Psychologues, UAUP)



Accueillir les agents et visiteurs pour tous les professionnels du SAPS



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o Vérifier l’identité de l’agent et son inscription sur les plannings des rdvs et prévenir le professionnel qui le reçoit



Gérer les agendas des professionnels de l’équipe:



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o Organiser les réunions (réservations de salle, invitations des différents intervenants du CHRUN ou de l’extérieur, gestion des plannings Outlook et suivis d’informations et/ou documents inhérents aux réunions
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o Programmer, organiser, suivre et/ou modifier les rdvs d’accompagnement des agents pour les Conseillère en Evolution Professionnelles, la Responsable du service, Psychologue du travail et Sophrologue



Assurer un suivi de l’activité du service:



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o Création des dossiers (CEP et CEP GHT, Rupture Conventionnelle, Contrat tremplin, PPR, Psychologue du personnel),
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o Recueil des informations administratives nécessaires sur le logiciel CPage
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o Pré-remplir le tableau de suivis des rdvs CEP
* Mise à jour des tableaux de suivis de l’activité de...