Référent (e) administrative des mandataires

La Référente Administrative des Mandataires de al Direction des Transports et Déplacements est chargée de coordonner et d'optimiser les processus administratifs liés à la gestion des mandataires. Cette fonction implique la supervision des tâches administratives courantes, 'encadrement d'équipes d'agents et la validation des dossiers techniques. La référente agit comme le relais entre les différentes équipes internes et les partenaires externes, garantissant ainsi la fluidité des opérations et la conformité des informations.

Réceptionner les demandes d'inscription au transport

• Réceptionner, traiter, diffuser les informations

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Trier, classer et archiver les documents

• Assurer le bon fonctionnement de activités administratives

• Réceptionner, vérifier et compléter les divers documents de demandes de transports et apporter les informations nécessaires pour l’inscription

• Accueillir les administrés, les renseigner sur les démarches à suivre pour l'inscription.

Gestion des affectations et des réclamations clients

• Traiter les cas particuliers en lien avec le service exploitation

• Vérifier les éléments techniques sur le terrain

• Effectuer la validation technique des dossiers soumis par les agents.

• Suivre la gestion administrative des dossiers, en vérifiant la cohérence entre les données terrain et les informations présentes dans les dossiers.

Gestion administrative du service Transport scolaire du pôle de St Joseph

• Recenser et traiter les demandes administratives liées à la direction des transports et des déplacements

• Rédiger et envoyer des courriers de réponse aux partenaires et aux parties prenantes.

• Élaborer des documents administratifs tels que des notes techniques et des rapports.

• Organiser et animer des réunions avec les partenaires pour renforcer la coopération et le suivi des actions.

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Encadrement des mandataires et des agents civiques

• Coordonner les missions des mandataires

• Encadrer et former l’équipe mandataire et les agents civiques

• Gérer les congés

• Veiller à la diffusion des bonnes pratiques administratives au sein de l’équipe.

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Réceptionner les demandes d'inscription au transport

• Réceptionner, traiter, diffuser les informations

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Trier, classer et archiver les documents

• Assurer le bon fonctionnement d’activités administratives

• Réceptionner, vérifier et compléter les divers documents de demandes de transports et apporter les informations nécessaires pour l’inscription

• Accueillir les administrés, les renseigner sur les démarches à suivre pour l'inscription.

Enregistrement des fiches d'inscription au transport scolaire et urbain (Libre Circulation)

• Enregistrer les demandes d'inscriptions des administrés sur le progiciel, numériser les photos

• Utiliser les outils informatiques

• Numériser les dossiers complets

• Extraction des indicateurs

Utilisation des progiciels Transport

• Enregistrer les demandes, sélectionner les données

• Effectuer les ventes, les versements, calculer l'état des soldes au quotidien, par semaine et par mois.

• Rechercher les voyages et réseaux

• Calculs, extractions de données, les recherches d'informations

MISSIONS CONNEXES (PONCTUELLES)

Mandataire pour la vente de titre de transport

• Effectuer l’encaissement des titres de transports selon les modalités de paiement prévues par la régie de recettes (espèce, chèque, carte bancaire, bon de commande),

• Délivrer des titres de transports,

• Effectuer le comptage en fin de journée (vérifier que les ventes correspondent aux montants encaissés),

• En fin de journée, extraire, compléter et signer les journaux de caisses issus du progiciel,

• Classer les documents et ranger les fonds (espèces, chèques, tickets de CB et bons de commande) selon la procédure mise en place par le régisseur de recettes.

Plan ORSEC

• Participer à la mise e place des solutions du Plan ORSEC, en collaboration avec les partenaires concernés

SAVOIRS FAIRE

• Connaissance du réseau de transport scolaire et urbain

• Capacité de gestion d’accueil et relations des usagers

• Utilisation des progiciels de gestion lié à l’activité

• Utilisation des outils et logiciels bureautiques

• Capacité de recherches de données

• Tenue d’une caisse (manipulation d’espèces, de chèques, encaissement en carte bancaire/utilisation d’un terminal de paiement)

• Conscience professionnelle

• Rigueur

• Savoir faire preuve de discrétion et avoir la notion de secret professionnel

• Capacité à encadrer et motiver une équipe

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie dans le travail.

• Capacité à travailler en collaboration avec différents services et partenaires.

SAVOIR ÊTRE

• Sens de l’organisation et rigueur

• Aisance relationnelle

• Savoir s’exprimer

• Adaptabilité et autonomie

• Discrétion

CONNAISSANCES

• Environnement territorial

• Connaissance de la Réglementation des transports

• Réseaux des acteurs institutionnels, partenaires publics et privés