Assistant(e) de gestion administrative - accueil (h/f)

La CCHLPP recrute un(e) assistant(e) de gestion administrative / accueil. Les missions :
>Accueil
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public

Assurer la gestion des éléments « entrants » et « sortants » :
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « entrants » et « sortants »

>Pour l'ensemble des pôles et services excepté le Pôle aménagement de l'espace :
Secrétariat administratif :
- Être la porte d'entrée des courriers à mettre en signature des élus
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l'impression, la mise en signature, le scannage et l'envoi des courriers aux différents services

Assurer le suivi de la planification des réunions :
- Organiser les CoPil Cotech, GT, réunions
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d'une plateforme dématérialisée
- Assurer le suivi de l'occupation des salles

>Pour l'ensemble des pôles et services :
Organiser les réceptions :
- Assurer l'organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l'Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés

Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l'Intercommunalité :
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés.)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l'Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l'ordre au sein de l'espace accueil et des espaces publics de la Maison de l'Intercommunalité

>Divers

Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location

>Assurer une partie du secrétariat de l'Ecole Intercommunale de Musique

>Être un soutien au responsable communication en assurant diverses tâches administratives tel que :
- Publipostage et envoi de divers documents
- Mise à jour du site internet, des réseaux sociaux

>Assurer le remplacement de son binôme en cas d'absence :
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité

>Diverses tâches administratives
- Secrétariat divers
- Répondre aux demandes de tombolas
- Gérer les stocks d'approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l'agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- Référente archivage de la CCHLPP

COMPETENCES ATTENDUES
Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
Règles d'expression orale, écrite de qualité
Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
Sens du service public
Bonne maitrise de l'outil informatique
Être moteur et apporter des idées de développement pour un accueil de qualité

QUALIFICATIONS REQUISES
Permis de conduire et véhicule
Diplômes : Bac +2 dans le domaine administratif

REMUNERATION
Rémunération statutaire - grade d'adjoint administratif et grades d'avancement
Régime indemnitaire

FDP complète sur notre site https://www.hanau-lapetitepierre.alsace/la-communaute-de-communes/offres-demploi/

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Réaliser une recherche documentaire,Relayer de l'information

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre regroupe 38 communes (27.162 habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.