Au sein de la Direction Générale, sous la responsabilité du Chef de mission affaires réservées, le ou la secrétaire de direction apporte une aide permanente au chef de l'exécutif, à un directeur de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu
Organiser les déplacements du cadre ou de l'élu
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu
Gérer le courrier du cadre ou de l'élu
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Rechercher et diffuser des informations
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
De niveau BAC/BAC +2 dans le domaine du secrétariat /gestion administrative, vous maitrisez les outils informatiques et vous êtes doté(e) d'une expérience minimum de 3 ans dans des fonctions similaires.
Compétences requises :
Maîtrise
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
Connaissance
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Missions du service
- Notions de comptabilité analytique
- Structure et organisation du SDIS77
Qualités requises :
- Accueillant
- Attachement au service public
- Autonome
- Capacité à communiquer
- Capacité d'anticipation
- Digne de confiance
- Discrétion
- Organisé
- Polyvalent
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