Agent-e polyvalent-e chargé-e de la relation à l'usager

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relation à l’usager, ce poste d’agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l’accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :

Personnel d’accueil :
- Accueil et filtrage des usagers à la guérite
- Assistance aux usagers dans l’accomplissement de leurs formalités
- Explication des procédures et des téléprocédures aux usagers
- Orientation des usagers vers le service compétent et vers les rubriques du site internet des services de l’État dans le département
- Renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers
- Affichage des documents
- Garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers
- Veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin

Gestionnaire courrier :
- Réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),
- Affranchissement du courrier au départ et à l'expédition,
- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,
- Accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,
- Transfert des courriels reçus via la saisine par voie électronique (SVE),
- Sélection des courriers alimentant le « courrier réservé »
- Retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire.
- Suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture : relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMI

Sur le site de la cité administrative :

Personnel d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Écoute et réponse de premier niveau
- Affichage d’informations
- Orientation adéquate en fonction de la demande
- Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)

Gestionnaire du courrier
- Relation avec La Poste – réception le matin des chariots de courrier « arrivée » et remise l’après-midi des courriers « départ »
- Tri de 1er niveau du courrier selon les consignes propres à chacune des directions occupantes
- Affranchissement de courrier « départ »
- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,

Connaissance des techniques de l'accueil

Savoir s'exprimer aisance

L’agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l’usager sera affecté principalement sur le site de la préfecture. Son activité sera organisée selon un planning défini à l’avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l’ordre de priorité suivant : pré-accueil, courrier, orientation et appui au PAN, appui courrier et courriels. Aussi, en période de congés ou d’absences diverses, l’agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d’intervention (accueil et courrier).