L'entreprise
SIGUY et SIMKO, acteurs majeurs de l’immobilier en Guyane, et filiales du Groupe CDC Habitat, sont les principaux bailleurs sociaux de la Guyane.
Avec plus de 250 salariés, elles possèdent un parc locatif de 18 210 logements implantés sur tout le territoire guyanais. Nos équipes pluridisciplinaires interviennent dans les différents champs du logement social : aménagement et renouvellement urbain, construction, gestion locative, maintenance et réhabilitation.
Les sociétés réalisent un chiffre d’affaires de près de 119 M€. Investies d'une mission de service public, nos entreprises s'attachent à proposer des logements de qualité, adaptés à chaque étape de la vie et à tous les budgets de nos clients-locataires.
Dans le cadre du GIE CDC Habitat Outre-mer, la SIGUY et la SIMKO ont engagé une démarche de mise en commun de leurs moyens pour l'ensemble de leurs fonctions supports mais également mise en commun de leurs moyens de maitrise d’ouvrage sous forme d’un GIE territoire dont l’objectif est la production de 1 200 logements par an et de porter le projet de territoire Guyane SIGUY-SIMKO.
Les pôles contrôle interne, conformité et protection des données sont mutualisés entre les 2 filiales guyanaises du Groupe, à travers la mise en commun de ces métiers au sein du GIE CDC Habitat Outre-mer pour la plaque Guyane.
Description du poste
MISSIONS PRINCIPALES
* Co-organiser, co-gérer et co-animer les équipes
* Etablir les régularisations annuelles des charges et des révisions budgétaires
* Assurer le suivi administratif de tous les contrats de maintenance sous IKOS
* Accompagner, en tant que service support, toutes les équipes de proximité
* Fiabiliser et garantir toutes les écritures relatives aux comptes clients et sur les biens
* Réaliser et contrôler tous les mouvements (entrées, sorties) liées au patrimoine
* Assurer le suivi des sinistres, des indemnités et des contrats d’assurance du patrimoine
* Mettre à jour et analyser les indicateurs de gestion mensuelle
* Assurer la communication adaptée à destination des clients
* Assurer la continuité de service en cas d’absence du Responsable de la Gestion locative centralisée sur les missions relatives au quittancement, au support GL, aux activités sur les comptes clients
* Participer aux réunions de concertation locative avec les amicales de locataires
MISSIONS LIEES AU PATRIMOINE IMMOBILIER
* Participer aux réunions de mise en place de la création du Patrimoine
* Contrôler la saisie du patrimoine
* Mettre en place et suivre la politique de revalorisation annuelle des loyers plafonds
* Suivre et mettre à jour les conventions de conventionnement
* Gérer la grille tarifaire et patrimoniale des nouveaux programmes
* Effectuer la mise à jour courante de la base de données
* Veiller à la cohérence de la base de données locatives
* Garantir l’actualisation des loyers plafonds, des loyers à la relocation et des loyers pratiqués dans le SI
* Vérifier les résultats des processus informatiques (ex : revalorisation des loyers)
* Assurer toutes actions de communication nécessaires en interne et en externe et vers nos clients
MISSIONS DE GESTION DES REGULARISATIONS DES CHARGES
* Planifier et animer le comité trimestriel des charges récupérables avec les Responsables d’agences et le service comptable
* Effectuer les régularisations annuelles des charges et les révisions budgétaires nécessaires sur tout le patrimoine y compris les copropriétés
* Préparer, proposer, suivre et analyser les budgets et leurs ajustements en anticipant les charges à venir et réaliser la régularisation annuelle en lien avec la direction financière
* Assurer le suivi administratif de tous les contrats de maintenance et des avenants en lien avec le Responsable maintenance
* Anticiper et analyser les impacts, les écarts et variations mensuelles et annuelles
* Collaborer avec le Responsable contrats pour obtenir les relevés de consommation et les factures
* Calculer et garantir une répartition équitable des charges entre les locataires en fonction des consommations réelles et des charges communes
* Résoudre les désaccords en lien avec les responsables d’agences et trouver des solutions satisfaisantes pour toutes les parties
* Présenter les régularisations de charge aux amicales des locataires
* Etre associé à l’ensemble des études prévisionnelles réalisées par la direction
* Mettre en place et tenir les tableaux de bord liés aux charges
* Piloter l’observatoire des charges
* Veiller à la règlementation en vigueur et suivre les évolutions règlementaires
MISSIONS LIEES A L’ACTIVITE DE GESTION DES ASSURANCES ET DES SINISTRES
* Assurer le suivi des sinistres et du recouvrement des indemnités
* Suivre et négocier les contrats d’assurance du patrimoine
MISSIONS MANAGERIALES
* S’approprier les décisions de la direction, veiller à leur mise en œuvre en s’assurant de leur bonne compréhension par les équipes de travail
* Fixer les objectifs individuels, en assurer le suivi et mettre en œuvre les moyens permettant de les réaliser et de les atteindre
* Evaluer vos collaborateurs et contribuer à leur évolution
* Être force de proposition et favoriser l’initiative en reconnaissant le droit à l’erreur pour une meilleure efficacité
* Accompagner l’expression et le développement des compétences de l’équipe et de chacun des membres
* Proposer à la direction les adaptations des effectifs du service
* Réaliser les entretiens annuels d’appréciation avec les personnes placées sous sa responsabilité
* Déterminer les besoins de son personnel en formation
* S’assurer de la qualité de la communication
* Susciter l’information montante par la consultation de ses collaborateurs
* Assurer la diffusion de l’information descendante dans son service
* Déléguer, chaque fois que cela est possible, une partie de ses activités et en assurer le suivi
* Etre responsable de la transmission des informations nécessaires à la fonction personnel pour le calcul de la paie et la gestion du personnel
* Etre responsable du respect des normes d’hygiène, de sécurité et d’environnement, dans son service
* Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène et de sécurité
* Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par le directeur
* Assurer la bonne transversalité des actions de l’équipe avec le personnel de l’agence et du siège
* Organiser le travail de son équipe, s’assurer de sa bonne réalisation et prendre les mesures correctives nécessaires
Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :
* Tableaux de bord
* Rapport d’activité annuel
* Rapport mensuel
* Notes de service
Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :
* Notes d’information aux locataires
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Destiné(e) à rencontrer des personnes internes et externes et à porter les valeurs de l’entreprise, le collaborateur/la collaboratrice doit avoir la volonté de mettre la qualité de service et la satisfaction des locataires au centre de ses préoccupations.
Compétences techniques – Les « savoirs » :
* Maîtrise des techniques de traitement des données quantitative de gestion et comptable
* Connaissance des enjeux et de la règlementation locative (baux, charges, loyers, surloyers)
* Maîtrise de l’outil informatique et du pack office
* Maîtrise du management d’équipe
Compétences professionnelles – Les « savoir-faire » :
* Capacité à piloter et manager une équipe
* Capacité à rendre compte
* Capacité rédactionnelle
* Capacité à prendre des décisions dans un contexte contraint « courage managérial »
* Capacité à gérer les conflits
* Capacité à assurer à la hiérarchie un reporting formel régulier
* Capacité à travailler en mode transversal dans un souci de satisfaction des clients internes
* Agilité
* Organisation
* Rigueur
* Méthodologie
Compétences comportementales – Les « savoir-être » :
* Aisance relationnelle
* Esprit d’équipe
* Disponibilité
* Réactivité
* Esprit d’initiative
* Ecoute
* Dynamisme
* Leadership
Domaine/spécialité : Immobilier/Comptabilité-Gestion/Profession Immobilière
Niveau de formation initial : Bac+5
Expérience : 4 à 5 ans minimum
Evolutions possibles : Responsable d’Agence, Responsable d’Agence Adjoint
Lieu: Le poste est basé à Cayenne avec des déplacements sur le territoire.
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