Gestionnaire d'assemblées

En lien avec la Responsable du service, participation à la bonne organisation et au bon déroulement des réunions municipales (Comité de direction, commissions, Conseil de Municipalité et Conseil Municipal) dans le respect des procédures et des délais. Suivi des séances du Conseil Municipal. Administration fonctionnelle du logiciel Airs Delib en lien avec la DSI. Gestion des factures de formation des élus

Au sein d'une équipe de 5 personnes.

Disponibilité selon le calendrier des réunions (le soir), heures récupérables - 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an.

Polyvalence sur l'ensemble des missions du service

Missions :

*Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
-Instruction des projets de délibération
-Elaboration des ordres du jour des réunions
-Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales
-Elaboration et envoi des dossiers
-Assister à certaines réunions
-Rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus
-Suivi des réunions (mesures d'affichage ou publication)
-Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité
-élaboration des registres des délibérations

*Instruction des arrêtés municipaux :
-Enregistrement et numérotation
-Envoi au contrôle de légalité
-Publication
-Diffusion aux services concernés
-Elaboration des registres
-Archivage

*Rédaction de courriers et actes divers

Responsabilités et résultats attendus :
-Maîtriser les procédures administratives pour l'organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales.
-Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de la Ville et les communes associées.
-Au sein du service, être en mesure de pallier l'absence d'un-e collègue (polyvalence).

Souci d'efficacité et de résultats / qualité du service rendu.

Compétences métier :
-Capacités organisationnelles Méthode Notions financières et budgétaires

Prise de notes Qualités rédactionnelles
-Connaissance du fonctionnement des services municipaux
-Connaissance du fonctionnement des instances municipales (Un " Vis mon job " est possible)
-Maîtrise de l'outil informatique : Word (indispensable) et Excel (bureautique) Capacité à utiliser les logiciels métiers (une maîtrise préalable des logiciels Airs Délib et Coriolis serait un plus)

Compétences comportementales :

Grande Discrétion

Rigueur

Initiative, anticipation

Diplomatie

Réactivité

Coopération,

esprit d'équipe

Résistance au stress