Responsable du service gestion des effectifs

Rattaché.e à la direction des Ressources Humaines, le.la responsale du service gestion des effectifs aura pour missions :
-Assurer le pilotage et l’encadrement de son entité en garantissant la performance et la qualité de service gestion des effectifs dans le respect des orientations stratégiques et des lignes directrices de gestion.
-Analyser, gérer et traiter l’ensemble du processus de la gestion du temps de travail et de l’absentéisme pour l’ensemble des agents de la collectivité.

Gérer pour l’ensemble des agents de la collectivité tous statuts :
-les états de présences (pointages) notamment le recensement absences constatées et la saisie des absences injustifiées et la réception des pointages de chaque service en vue d’en vérifier la cohérence des éléments remontés des services avec les données du logiciel CIVIL RH saisie tout au long de la période,
-les congés annuels, les Autorisations Spéciales d’Absence (ASA),
-les situations d’absence pour raison de santé : maladie ordinaire, longue maladie, grave maladie, mi-temps et temps partiel thérapeutique, congés longue maladie, longue durée, etc, (saisine du comité médical et des médecins experts),
-les convocations des agents aux visites médicales de la médecine préventive,
-les situations de congés de maternité et de paternité ainsi que les demandes d’aménagements d’horaires pour grossesse et allaitement),
-les déclarations d’accident de travail en assurant leur suivi (SOFCAP, CGSS),
-la mise en réserve opérationnelle,
-les différentes demandes de congés et de décharges syndicales.

Et de manière générale toutes tâches inhérentes à l’activité du service et notamment celle relevant de la mise en œuvre du règlement intérieur en matière de gestion des effectifs.

Pour l’ensemble de matières susvisées le responsable du service assurera lui-même (et par la coordination de l’équipe de gestionnaires) :
-la rédaction des actes et des courriers divers,
-la saisie des données dans le module absence/paie,
-le suivi des dossiers par l’établissement de tableaux de bord,
-l’élaboration et le suivi des attestations de salaires et des remboursements, de certificats et d’attestations divers.

En outre, le responsable du service assurera :
-la gestion et l’actualisation de la base CIRIL RH,
-des relations privilégiées et permanentes avec les différents services des ressources humaines afin de partager de manière transversale les données RH récoltées,
-une interface permanente auprès du personnel ainsi que des encadrants de tous les services communaux,
-une contribution soutenue à l’élaboration du Rapport Social Unique
-une participation au déroulement des élections professionnelles.

Missions diverses :
-Recevoir et orienter les demandes,
-Répondre aux appels téléphoniques,
-Rechercher, collecter et diffuser des informations,
-Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
-Conseiller les agents sur les procédures.

Missions d’encadrement :
-Encadrer et animer une équipe au quotidien,
-Préparer et animer des réunions de services, de séances de travail et des réunions d’information
-Organiser le travail et le service en fixant des objectifs et des priorités,
-Déléguer et contrôler les tâches,
-Procéder à l’évaluation annuelle de son équipe en déterminant les objectifs individuels dans le cadre des projets du service.

Savoirs socioprofessionnels :
-Communication orale et écrite
-Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes…)
-Progiciels de gestion : exploiter l’outil informatique CIVIL NET RH onglets utilisés sur CIRIL-RH - Absences – Agent - Paye
-Procédures du service
-Logiciels de bureautiques
-Vocabulaire professionnel du service
-Procédures administratives
-Techniques de recherches documentaires

Expériences savoir faire
-Savoir utiliser le logiciel informatique CIVIL NET RH
-Elaborer des actes administratifs en tenant compte des règles juridiques
-Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
-Concevoir et contrôler les actes administratifs
-Assurer une veille sur des textes régissant les activités du métier
-Mise à jour d’un tableau de bord et outils de planification
-Savoir anticiper les actions à mener

Savoir être
-Rigueur, discrétion
-Respect des règles et procédures.
-Etre à l’écoute des agents et des membres de l’équipe
-Autonomie
-Réactivité
-Capacité d’adaptation