Officier.e d'état civil (mariage-pacs)

Ce.tte dernier.ère sera en charge de l’accueil du public dans le cadre des activités du service état-civil et de la direction de la population. Il.elle aura également en charge le traitement administratif des dossiers.

Activité de guichet

• Accueillir les usagers sur les différents types de postes

• Renseigner les usagers sur les dossiers de mariages, de PACS

• Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples

• Procéder aux signatures des conventions de PACS

• Traiter les demandes de rectification administrative

• Traiter les demandes de livret de famille

• Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès

• Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur

• Réaliser les activités en guichet poly-activé

• Accueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers).

Activités de travail arrière

• Préparer tous les dossiers de la semaine

• Créer et saisir informatiquement les actes

• Etablir et diffuser la liste des mariages

• Relire et saisir tous les dossiers (au-delà de la semaine)

• Procéder aux publications des bans et assurer leur suivi

• Assister l’élu lors de la célébration des mariages

• Traiter le courrier de l’unité mariage-PACS

• Assurer l’accueil téléphonique des usagers

• Apposer les mentions registres des deux unités en cas de nécessité

• En l’absence de la coordonnatrice, traiter les demandes arrivées via Publik

• En l’absence de l’agente en charge des demandes de copies d’actes, traiter ces demandes

• Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…)

Connaissances

• Connaissances réglementaires et juridiques (droit civil)

• Procédures internes

• Techniques d’accueil

Savoir-faire

• Maîtrise de l’informatique (logiciel métier)

• Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques

• Capacité à suivre une procédure formalisée

• Identification et reformulation des demandes des usagers

Savoir être et attitudes requises

• Adaptabilité

• Ecoute et diplomatie

• Rigueur et discrétion

• Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes

• Sens du travail en équipe