Au sein des Bibliothèques Universitaires de Toulon, la mission principale du stage consiste à améliorer le circuit et l'archivage des documents produits par le service.
Les activités principales du stagiaire consisteront à :
1. Recueillir les besoins et pratiques du service en termes de production, classement, archivage, circulation des documents de travail.
2. Élaborer et mettre en œuvre un plan de classement de l'espace NAS du service.
3. Proposer une modélisation pour une circulation d'information efficiente au sein du réseau - avec une attention particulière portée aux procédures communes.
4. Proposer et formaliser des bonnes pratiques pour la gestion des documents de travail : production (individuelle ou collective), diffusion, circulation, transmission, mise à jour, destruction ou archivage.
5. Réaliser un état des lieux sur la dématérialisation des documents : s'assurer de la cohérence des pratiques, repérer les problématiques, préconiser des solutions.
6. Identifier et classer les archives numériques ou matérielles portant sur la vie du service ; conduire des recherches complémentaires.
7. Médiatiser le résultat de ces recherches : produire un document sur l'histoire du service, proposer une page web, concevoir une ou des actions de valorisation.
8. Proposer et mettre en œuvre une politique de classement, de diffusion, et d'archivage des documents de travail produits par le service.
9. Réaliser un audit sur la dématérialisation des process internes et proposer des pistes et outils d'amélioration.
10. Documenter l'histoire du Service Commun de la Documentation de l'Université de Toulon (env. 50 ans), à l'aide de sources écrites et orales. En proposer une valorisation dans le cadre de l'anniversaire des 20 ans de la BU La Garde.
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