Gestionnaire du bureau facturier (h/f)

Emploi ouvert aux agents titulaires et contractuels (CDD 10 mois)

CDD de 10 mois à pourvoir le 28/10/2024

Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF C2)

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission :

Le gestionnaire du Bureau facturier assure la liquidation des dépenses via le traitement des factures reçues, en collaboration avec les services ordonnateurs.

Activités principales :

Courrier à trier par les gestionnaires à tour de rôle :

1. Gestion de la relation avec le service courrier ;

Gestion des relations avec les fournisseurs :

2. Préparation des courriers de renvoi des factures reçues par courrier pour dépôt sur chorus.
3. Réception des appels fournisseurs (accès à SIFAC en consultation) et, le cas échéant, attribution de l’appel au gestionnaire compétent ;
4. Gestion des relances ;
5. Mise à jour du fichier fournisseurs ;

Réception et numérisation des factures et avoirs transmis via Chorus Pro :

6. Contrôle des mentions obligatoires sur la facture et/ou l’avoir ;
7. Concordance entre bon de commande SIFAC et facture/avoir ;
8. Rejets des factures/avoirs non conformes

Liquidation et comptabilisation des factures et avoirs numérisés et dématérialisés transmis via Chorus Pro :

9. Régler les anomalies d’intégration des factures/avoirs (problèmes de service faits, gestion des écarts « EJ/EF/SF/TVA ») ;
10. Correction des erreurs ;
11. Comptabilisation des demandes de paiement ;
12. Rejets au stade de la comptabilisation des factures/avoirs non conformes ;

Numérisation et dématérialisation des factures hors chorus (cas exceptionnel) :

13. Dépôt des factures sur réseau ;
14. Validation du dossier de facturation ;
15. Suivi du vidéo-codage et contrôle des résultats ;
16. Gestion des anomalies de vidéo-codage ;
17. Suivi des lots de factures ;

Liquidation et comptabilisation des factures déposées hors circuit chorus pro :

18. Régler les anomalies d’intégration des factures (problèmes de service faits, gestion des écarts « EJ/EF/SF/TVA ») ;
19. Correction des erreurs ;
20. Comptabilisation des demandes de paiement ;

Réception des factures de fluides (électricité – gaz – eau-…) :

21. Contrôle de la facture sur la forme (mentions légales et mentions requises pour le vidéo-codage des factures) ;
22. Saisie de la facture dans SIFAC au vu des informations prédéterminées avec les services ordonnateurs ;
23. Vérification des modes de paiement ;

Relation avec les gestionnaires financiers des services et composantes de l’UNISTRA :

24. Echanges sur les pièces de liquidations et traitement des écarts avec les engagements et le service fait ;
25. Gestion des messages et du workflow ;
26. Relances ;
27. Rôle de conseil de 1er niveau ;

Gestion des boîtes génériques mails du Bureau Facturier ;

Relation avec les gestionnaires des Bureaux des dépenses de l’Agence comptable ;

Toute autre tâche confiée par le responsable du Bureau en fonction des impératifs de service et des adaptations régulières de l’organisation du travail .