Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi La Ville de Hésingue recherche un·e agent d'accueil polyvalent à temps complet sous l'autorité de la responsable adminsitrative Missions / conditions d'exercice Missions principales
Administratives :
Accueil physique et téléphonique du public : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence – orienter vers les services et personnes compétentes – prendre des messages
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : rédaction ou mise en forme de courriers, mise en forme des rapports du secrétariat général
Suivi des invitations adressées aux élus
Gestion des déclarations d’arrivée et de départ
Rédaction des arrêtés du maire : arrêtés de circulation, débit de boissons, …, et tenue des registres
Gestion du recensement militaire
Gestion des inscriptions à l’école et demande de dérogations de secteur scolaire
Gestion et affichage des informations : diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein du service
Gestion des courriers

État civil : en soutien de la chargée d’accueil spécialisée état-civil ou en cas de vacance de poste
Délivrance des extraits d’actes d’état civil
Primo connaissances en matière d’état civil afin de pouvoir renseigner le public ou selon le cas traiter la demande : Pacs, naissances (reconnaissances et transcription avis de naissances), mariages, décès, tables annuelles et décennales, rectification, changement de nom

Urbanisme : en soutien de la chargée d’accueil spécialisée urbanisme ou en cas de vacance de poste
Remise de formulaire et liste des pièces constituant le dossier – réception et enregistrement et suivi des dossiers

CCAS : en soutien de la responsable des affaires générales ou en cas de vacance de poste
Accueillir des requérants, orientation et conseil – proposition d’aide par le CCAS
Participer de manière générale activement à la mise en œuvre des missions et actions portées par le CCAS.

PEUT ÊTRE AMENÉ (E) À PARTICIPER À DIVERSES TACHES D’AIDE AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE. Profils recherchés SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES :
Connaissances dans le domaine de l’état-civil, de l’urbanisme, des divers services à la population
Maîtrise des outils de bureautiques et d’informatiques
Esprit d’observation, d’analyse et de synthèse

SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :
Savoir interpréter et exécuter les tâches confiées par sa hiérarchie
Avoir un bon esprit de synthèse
Savoir communiquer au sein d’une équipe
Capacité rédactionnelle
Capacité relationnelle par rapport à l’accueil du public

SAVOIR ÊTRE :
Rigueur
Sens des relations humaines
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Esprit d’équipe