Au sein du service affaires juridiques commande publique rattaché à la Direction des Moyens, le chargé des assemblées assure l'organisation et le suivi des instances et de manière générale, la gestion des actes administratifs de la collectivité.
Le chargé des Assemblées travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services dans une logique de transversalité pour assurer la coordination des actes. Son rôle est indispensable au fonctionnement de l'ensemble des services puisque qu’il intervient au niveau de l'aboutissement du processus décisionnel.
Sous l’autorité du Responsable Affaires juridiques / Commande publique :
Mission 1 : Organisation, gestion et préparation des instances décisionnelles et consultatives
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes,…),
- Pilotage de l’organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, organisation des réunions en visioconférence, information des intervenants).
- Préparation des documents de gestion de la séance et les documents de vote (liste d’émargement, pouvoirs, bulletins de vote, procès verbal…)
- Veiller au respect des procédures et des délais (notamment effectuer la convocation des élus)
- Veiller à la présentation de documents conformément aux règles définies (charte graphique, modèles…)
- Diffusion des informations relatives aux assemblées
- Assistance aux séances du conseil municipal
- Gestion et suivi des tableaux de bord et procédures liés aux activités du service
Mission 2 : Exécution et suivi des formalités postérieures
- Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes.
- Vérification des actes avant diffusion ou mise en signature
- Transmission des actes au contrôle de légalité et diffusion des actes rendus exécutoires aux services
- Mise en œuvre des mesures de publicité des actes.
- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi des conventions approuvées en Conseil municipal.
- Suivi les délégations accordées par le conseil municipal aux exécutifs, et désignation dans les organismes extérieurs
- Mise en œuvre de l’archivage réglementaire (recueil des actes administratifs.)
- Veille juridique sur cadre légal des assemblées.
Mission 3 : Traitement des décisions et arrêtés municipaux
- Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement des actes administratifs de la collectivité
- Assurer le suivi des désignations de représentants appelés à siéger dans différents organismes
- Préparer et suivre les arrêtés de délégations
- Transmission des actes au contrôle de légalité
- Mise en œuvre des mesures de publicité des actes
- Diffusion des actes rendus exécutoires aux services
AUTRES MISSIONS
Continuité de service Affaires juridique et Commande publique
- Soutien organisationnel au service affaires juridiques / commande publique / assurance
- Suppléance de la responsable du service Affaire juridique et commande publique
SPECIFICITES DE L'EMPLOI :
En dehors des heures de bureau, participation aux instances.
Déplacements possibles notamment en fonction des lieux où se tiennent les instances
Travail en équipe
Continuité du service (planification des congés et absences en fonction des contraintes liées au poste).
Diplômé d’un bac + 2/3 avec une spécialité en droit public
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités rédactionnelles.
Vous savez travailler en transversalité avec les services et vous respectez les procédures définies.
Rigoureux(euse) et méthodique, vous disposez d'un bon sens de l'organisation et savez prioriser vos missions et activités.
Votre bonne connaissance du secteur public et du fonctionnement des collectivités territoriales vous permettra d'être rapidement opérationnel et autonome.
Doté(e) d'un grand sens du service public, vous faites preuve de réserve et de confidentialité. Vous maitrisez les logiciels pack office.
Vous êtes réactif(ve) et disponible. Votre aisance relationnelle et votre sens de l'écoute seront les qualités requises pour la réussite sur ce poste.
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