Responsable du pôle accueil et assistance - f/h

LES MISSIONS :

Le rôle du/de la Responsable du pôle accueil & assistance est de coordonner, organiser et animer les services d'accueil physique et téléphonique et d’assistance aux équipes ; d’encadrer toutes les personnes affectées à ces services.

1. Management du pôle :

* Superviser l'activité de l'accueil physique et du standard ; organisation et planification des ressources selon les flux ; fermeture et ouverture de créneaux de standard téléphonique et d’accueil physique en fonction des contraintes et flux de la période ;
* Encadrer et superviser les personnes affectées au pôle notamment lors de points réguliers (entretien annuel en début d’année, entretien périodique de suivi de l’activité à l’automne, revues de projet ponctuelles) ;
* Établir les plannings de l’équipe : suivi des congés, absences, mobiliser les ressources en assurant un planning et un standard prioritaire vis-à-vis des autres missions des collaborateur·ices) ;
* Définir les règles de fonctionnement et les procédures du pôle ;
* Faire le lien régulier avec les autres services mutualisés lors de réunions spécifiques fonctions supports par exemple ;
* Mettre en œuvre les orientations du service mutualisé définies par les responsables des services concernés ;
* Suivre le budget du pôle accueil si existant ;
* Accompagner le processus de recrutement des nouveaux collaborateur·rices de l’accueil ;
* Mettre en place et suivre les outils de téléphonie et de suivi de l’activité du standard.



2. Contribution à la stratégie et à l’organisation des activités mutualisées ALEC-AGEDEN :

* Participation aux réunions de coordination activités habitat ALEC-AGEDEN ;
* Information, veille et capitalisation des informations liées à l’organisation des structures ;
* Proposition d’évolutions et de nouveaux outils au sein de l’accueil adaptés aux besoins et à l’actualité des structures, élaboration des réponses à donner par l’équipe accueil (situations de crises, adaptations de l’espace de travail, etc.).



3. Coordination assistance et secrétariat :

* Construction et pilotage de l’activité d’assistance aux équipes (appui administratif, organisation d’événements…) ;
* Identification des besoins au sein des structures et mise en place d’un système de traitement des demandes ponctuelle.



4. Tâches liées au standard :

* Au même titre que ses collaborateurs·rices le·a Responsable de pôle pourra avoir à assurer des permanences standard et accueil physique (nombre de permanences restant à définir en fonction du temps de travail) de manière ponctuelle dans une moindre proportion.


COMPÉTENCES SOUHAITÉES :

* Compétences managériales (animation de rendez-vous managériaux individuels et réunion d’équipe, suivi opérationnel de l’activité)
* Maitrise des techniques d’accueil grand public • Maitrise des outils informatiques et du pack office, maitrise d’Excel fortement souhaitée
* Utilisation d'outils collaboratifs et d’outils bureautique et numériques : planning partagé, visio conférence, réseau social d'entreprise, logiciels partagés
* Connaissance et maitrise de l’environnement administratif
* Techniques de statistiques via des données Excel exportées des logiciels de standard déjà existants
* Connaissances des orientations stratégiques liées à l’accueil téléphonique



SAVOIR-ETRE REQUIS :

* Leadership
* Sens du service
* Gestion des situations conflictuelles au sein d’équipe
* Faire preuve de méthode et d’organisation
* Qualités relationnelles, d’écoute et de communication
* Gestion des priorités
* Rapidité, polyvalence, et capacité d’adaptation
* Dynamisme, autonomie et anticipation des besoins
* Modalités d'accueil téléphonique : élocution, écoute des interlocuteurs, patience
* Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle
* Bonne maîtrise de l’orthographe
* Atouts supplémentaires appréciés pour le candidat·e :
o Connaissance du milieu associatif et des collectivités locales
o Sensibilité à la transition écologique / énergétique



DIPLÔMES / EXPÉRIENCES :

* Formation minimum de niveau Bac +2 (BTS) ou bac +3 (BUT, licence pro) dans les secteurs de l’accueil, du secrétariat, de la gestion et du management ou valorisation d’une expérience conférant un niveau équivalent
* Expérience professionnelle sur poste comparable requise d’au moins 3 ans : Responsable d’accueil, responsable d’équipe



CONDITIONS DU POSTE :

Le GEIEC, l’AGEDEN et la SPL ALEC sont attentifs à l’équilibre vie privée-vie professionnelle. Il est proposé :

* CDI en statut cadre (CCN BETIC-SYNTEC)
* Temps plein ou partiel avec récupération au réel (plusieurs modalités d’aménagement du temps de travail possibles : forfait annuel en heures ou forfait annuel en jours).
* Souplesse dans l’aménagement de son temps de travail, pas d’horaires obligatoires : un vrai atout
* 2 jours employeurs offerts + congés payés légaux
* Une rémunération de 34 000 € à 38 000 € bruts annuels à temps plein selon profil et expérience
* Une mutuelle et une prévoyance avantageuses, prises en charge à 100% par l’employeur
* Des tickets restaurant à hauteur de 8.80 € pris en charge à 60% par l’employeur et Forfait Mobilités Durables de 300 € par an
* De la souplesse et des conditions matérielles pour télétravailler (10 jours/mois pour un temps plein)
* Un cadre de travail agréable et convivial à St Martin d’Hères en Isère
* Une mission en milieu associatif au sein d’une équipe engagée, dynamique et volontaire
* Le poste est aménageable


Le GEIEC (Groupement d’Employeurs Isère Energie Climat) est un groupement d’employeurs qui a pour adhérents des associations et entreprises qui œuvrent pour la transition énergétique et des modes de vie durables sur le territoire isérois.

Le GEIEC recrute pour ses membres un·e Responsable du pôle accueil et assistance en CDI dans le cadre d’un remplacement. Le poste est basé à Saint Martin d’Hères (bâtiment ESP’ACE) au sein du Pôle Accueil de l’Espace Info Energie.

La personne recrutée, salariée du GEIEC, voit son temps de travail mis à disposition de plusieurs structures membres du GEIEC :

* L’AGEDEN : Association spécialisée dans la maîtrise de l'énergie et les énergies renouvelables intervient en Isère (hors métropole grenobloise), avec l'objectif de sensibiliser, informer et accompagner ensemble des acteurs locaux (citoyens, collectivités, professionnels, bailleurs sociaux) sur les solutions de transition énergétique, en lien étroit avec les 17 intercommunalités de l’Isère hors métropole grenobloise.
* La SPL ALEC : Elle a pour objet la contribution à la mise en œuvre d'une partie des politiques climatiques et de transition énergétique de ses actionnaires qui sont des collectivités territoriales de la métropole grenobloise.



CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT

Depuis 2015, l’accueil des usagers de l’AGEDEN et de la SPL ALEC a lieu au siège des deux structures situé 14 avenue Benoit Frachon à Saint-Martin d’Hères.

Porteuses d’un même service : Espace Conseil France Rénov, l’AGEDEN et la SPL ALEC ont créé une équipe accueil dite « mutualisée », en capacité de qualifier et aiguiller l’ensemble des demandes des usagers de l’Isère (par téléphone ou en présentiel).

Ces demandes de conseil touchent à tous les aspects de la rénovation énergétique de l’habitat; aides financières, recherche d’artisans, demande de conseil technique, etc. (les structures AGEDEN et SPL ALEC étant membres du réseau national France Rénov).

Le standard téléphonique reçoit en moyenne une centaine d’appels par jour avec de très fortes variations saisonnières. Le service est en effet très sollicité en période de chauffe automne-hiver. Les usagers qui contactent le service sont des particuliers, copropriétaires, des professionnels de la rénovation, des collectivités et des ou des structures du petit tertiaire privé.

L’équipe assure également l’accueil institutionnel des 2 structures : accueil physique et téléphonique des partenaires, adhérents, fournisseurs…

L’équipe du pôle accueil est actuellement composée de 8 personnes multi-mises à disposition.

Le.la responsable du pôle se verra affecter une double dimension managériale :

* Management transversal / d’activités : Il est fréquent que les membres de l’équipe contribuent à différents pôles, missions ou activités. Il s’agira donc d’organiser et superviser l’activité et les objectifs sans lien hiérarchique.
* Management hiérarchique : management hiérarchique de 6 personnes