Secrétaire travaux et accueil (h/f)

Description du poste :
Rattaché(e) au Directeur de site, votre mission principale sera l'organisation courante du site et la gestion administrative des chantiers en collaboration avec les conducteurs de travaux.

Dans ce cadre, vous :
- Préparer les pièces du dossier de candidature des d'appels d'offre, y compris celles qui concernent les éventuels cotraitant, sous-traitant (DC1, DC2, carte professionnelle, attestations de travaux, références clients, attestations d'assurances, extrait K-bis.)
- Préparer et contrôler les éléments de l'offre (acte d'engagement, bordereau de prix, détail estimatif, mémoire technique.)
- Etablir les factures clients
- Assurerez le recouvrement et la relance des impayés
- Prise en charge de l'accueil physique et téléphonique
- Aider le service RH pour la formation (demander des devis, inscrire les salariés, retourner les conventions de formation, adresser les convocations aux salariés, réceptionner et classer les attestations de compétences, feuilles d'émargement), saisir les formations sur le site de notre OPCO
- Centralisation des commandes de consommables pour la vie de l'entreprise
- Gestion en collaboration avec le responsable de parc de la station carburant (création de badge, saisie des prises de carburant extérieur, commande des approvisionnements .)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux de terrassement spécialisés ou de grande masse

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.