Centre de formation, existant depuis 10 ans, recherche son futur assistant de formation (H/F) pour renforcer son équipe.
Poste à pourvoir rapidement.
Votre mission principale est d'assurer la gestion de différentes tâches en lien avec notre secteur d'activité :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (renseignements et redirections des appels), noter les messages et
planifier les rendez-vous et orienter les personnes selon leur demande,
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
- Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, les faire suivre
et les ranger...) et transmettre les informations (e-mail, notes, scan...) pour le compte de l'entreprise,
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats... ),
- Préparer les réunions internes (suivi de l'ordre du jour, prise de note, rédaction du CR), et les salles de
formation,
- Gérer les commandes de prestation (devis, factures, bons de livraison...),
- Rechercher et sélectionner des candidats,
- Accompagner administrativement et organisationnellement les apprenants durant leur parcours,
- Gérer l'ouverture et la clôture des sessions de formation sur les différentes plateformes(Kairos - Forprev -
EDOF - Formanoo),
- Gérer les dossiers administratifs des actions de formation continue et formation des demandeurs d'emploi
(suivi, le classement et l'archivage des dossiers),
- Réaliser le suivi qualité des sessions de formation dans Digiforma conformément aux procédures internes
(Recueil des besoins, livrets du stagiaire, règlement intérieur, absentéisme, satisfaction, attestations et
certificats, rapport qualité),
- Gérer les formalités administratives liées au financement des formations (gestion des dossiers OPCO, PE et
Region, Facturation, Recouvrement)
- Constituer les dossiers administratifs pour les formateurs,
- Assurer le suivi des absences et la prévention des abandons selon procédure interne,
- Saisir les réponses aux questionnaires d'évaluation,
Prérequis obligatoires :
- Adapter les modalités d'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les outils collaboratifs (planning partagé, tableaux de bord, tableau croisé dynamique, publipostage, webconférence, ERP et réseau social d'entreprise )
Avant l'entretien individuel, des tests de recrutement seront effectués : informatique, orthographique.
Déplacements ponctuels à La Rivière St Louis et de façon exceptionnelle sur l'île.
Experience: 5 An(s)
Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,maitrise de la dactylographie.,Maîtriser les outils informatiques et pack office
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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