Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers

INSTRUCTEUR OU INSTRUCTRICE GESTIONNAIRE DE DOSSIERS

MISSIONS PRINCIPALES

Sous la responsabilité directe du Maire

Marchés publics :

• Information des usagers et des services

• Instruction administrative et technique des dossiers

• Suivi et gestion des dossiers

Gestion de l’eau et assainissement :

• Mise à jour du fichier EAU

• Suivi des redevables entrants et sortants

• Gestion des demandes et des réclamations

• Facturation semestrielle - ponctuelle

• Déclarations annuelles

• Suivi des fuites

Gestion des baux professionnels et particuliers :

• Instruction des baux

• Suivi des locataires entrants et sortants

• Gestion des demandes et des réclamations

• Facturation des loyers

• Déclarations des locataires CAF

• Suivi des dossiers

Gestion des assurances :

• Définition des besoins et appréciation des risques

• Gestion des polices d’assurances

• Gestion des sinistres

Suivi des contrôles obligatoires et mise en place des préconisations :

• Sécurité des bâtiments publics et des installations (Bureau Véritas)

• Obligations locatives DPE - Entretien

ACTIVITES COMPLEMENTAIRE

• Permanence accueil mairie de 10 h 00 à 12 h 30 – 1 samedi par mois

MOYENS MIS A DISPOSITION

• Logiciels spécifiques (Microsoft - Cosoluce)

• Matériel bureautique et logistique nécessaire à l’accomplissement des missions

Spécifications du poste :

Horaires : - Bureau du lundi au vendredi de 14 h 00 à 17 h 00 ( - 3 heures à définir)
- Accueil du samedi matin de 10 h 00 à 12 h 30 (1 samedi par mois)

ENCADREMENT D’AGENTS :

Oui ☐ Non ☒

RELATIONS INTERNES :
- Echange d’informations avec le Maire et les membres du Conseil Municipal
- Echange d’informations avec les différents services

RELATIONS EXTERNES :
- Partenariat avec les prestataires privés
- Coopération avec les partenaires publics (intercommunalité, préfecture, trésorerie, centre de gestion…)
- Relation avec le public

SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)
- Logiciels spécifiques
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Connaissances du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
- Connaissances juridiques en droit civil

SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
- Discrétion

INFORMATION DES USAGERS ET DES SERVICES
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande

INSTRUCTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE DES DOSSIERS
- Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et en vérifier l'éligibilité
- Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
- Conduire des recherche techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
- Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
- Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
- Notifier la décision au demandeur

SUIVI ET GESTION DES DOSSIERS
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Effectuer un précontrôle de légalité
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
- Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
- Classer et archiver les dossiers

SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d’écoute

DIPLÔMES REQUIS : Baccalauréat + 2