Assistant(e) de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Rémunération selon la grille en vigueur Descriptif de l'emploi Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la Communauté d’Agglomération.
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences.
Assiste le responsable du service Assemblées dans l’organisation du travail du service (préparation des instances, participation aux réunions et suivi des actes).
Assure la mise en œuvre de la procédure liée à l’organisation des réunions des instances (réunions de Bureau, Conseil communautaire, CLECT, CCSPL …) et à la production des différents documents qui en découlent (convocation, délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus, arrêtés, décisions …). Missions / conditions d'exercice Organisation des instances et des élections (assemblées délibérantes, commissions...)
Suivi des projets et activités du service
Traitement des dossiers et saisie de documents
Accueil physique et téléphonique
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
Planification et suivi

Conditions d’exercice :

Poste de catégorie C
Rémunération selon la grille indiciaire en vigueur + RIFSEEP + chèques déjeuner + CNAS + participation mutuelle et prévoyance.
Travail en bureau (un jour de télétravail possible)
Pics d’activités liés aux réunions des instances de la Communauté d’Agglomération et des élections
Possibilité de mobilité liée aux lieux des instances

Relations fonctionnelles
Relations fréquentes avec le public et les élus
Travail en équipe au sein du service
Relations avec l’ensemble des services

Moyens techniques
Technologie de l’information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, outil de vote, etc.

Difficultés du poste
Pics d'activité liés à la durée des instances et au temps de préparation afin de respecter les délais réglementaires de transmission des documents aux élus de la Communauté d’Agglomération.
Prise de congés compatible avec les calendriers des réunions des instances (Bureaux, Conseils communautaires…) et des élections. Profils recherchés Autonomie et responsabilités
Relative autonomie dans l’organisation du travail
Missions définies et suivies par le responsable du service Assemblées
Evaluation par le supérieur hiérarchique
Relais d’information avec le supérieur hiérarchique
Aptitudes
Capacité à travailler en équipe
Capacité rédactionnelle
Capacités d’organisation, rigueur, méthode
Réactivité, gestion des urgences et des priorités
Discrétion et confidentialité professionnelle
Savoirs socioprofessionnels et généraux
Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
Procédures administratives
Procédures du service
Vocabulaire professionnel du service
Techniques de suivi administratif et financier
Techniques de secrétariat
Techniques de recherche documentaire
Techniques de planification
Règles de la comptabilité publique
Communication orale et écrite
Outil informatique, logiciels de bureautique et logiciels de gestion
Respect des obligations de discrétion