F/h assistant admnistratif

Le poste


Missions :

Missions principales :
-Soutenir les besoins de traitement de la gestion du temps et des activités des travailleurs des ESAT (et soutien complémentaire pour des dossiers de professionnels),
-Mettre à jour de façon rigoureuse les tableaux de bord, les logiciels et bases de données,
-Réaliser des travaux de type secrétariat (rédactions de courriers, préparation de dossiers),
-Recueillir et sélectionner les informations pour élaborer des documents nécessaires au fonctionnement des structures (projets, tableaux de bords, rapport annuel d’activité, évaluations…),
-Organiser l’archivage des documents (élaboration et déploiement de l’opérationnalisation),
-S’adapter à des missions polyvalentes, à des demandes émanant de divers interlocuteurs,
-Etre pleinement acteur dans le développement de procédures internes liées aux bon fonctionnement des structures.

Missions complémentaires :
-Proposer des améliorations au niveau du fonctionnement administratif, repenser les outils et utiliser les logiciels métiers,
-Prendre le relais et/ou soutenir les personnels administratifs des établissements,
-Etre force de proposition pour des améliorations continues de la qualité des prestations proposées grâce à une implication régulière pour la démarche qualité APAJH,
-Se tenir informé(e) de l’actualité de fonctionnement des structures des plateformes au fil des échanges professionnels.


Présentation de l’établissement :

Les « Plateformes Adultes Autonomes » constituées de 2 ESAT, de 2 Foyers d’Hébergement, de 3 SAVS et de 2 SAMSAH contribuent à cette action par leurs spécificités multiservices capable d’offrir :
- de l’accompagnement vers les autonomies,
- du soutien à la citoyenneté et à la participation sociale,
- de l’accompagnement en santé,
- de l’accompagnement à la formation et à l’emploi,
- un hébergement au long cours ou temporaire.
Les Plateformes s’appuient sur leurs ressources ainsi que sur l’ensemble des dispositifs existants au sein du territoire. La volonté est de proposer des projets d’accompagnement qui partent des choix de la personne accompagnée. Le « milieu ordinaire » et le droit commun sont privilégiés comme moyen de vivre avec les autres sans remettre en cause le besoin d’établissement. Les plateformes soutenues par ses partenaires accompagnent les parcours de vie de personnes aux capacités et situations de handicap singulières. Leurs missions sont plurielles et résolument tournées vers les dispositifs de droit commun. Les réponses sont co-construites et évolutives.
Les ESAT sont multi-activités. Ils accompagnent les parcours professionnels de travailleurs aux capacités et situations de handicap singulières. Leurs missions sont plurielles et résolument tournées vers les dispositifs de droit commun : accompagnement éducatif, formation, travail protégé, gestion des carrières professionnelles. Les réponses notamment matérialisées par le Projet Personnalisé d’Accompagnement sont co-construites et évolutives
Les Foyers d’Hébergement ont pour mission première d’héberger les travailleurs ESAT. Ils accompagnent les parcours de vie des résidents aux capacités et situations de handicap singulières. Leurs missions sont plurielles et résolument tournées vers les dispositifs de droit commun : accompagnement éducatif orienté vers l’inclusion, qui permet l’accès à l’autonomie et la vie sociale. Les réponses notamment matérialisées par le Projet Personnalisé d’Accompagnement sont personnalisées, co-construites et évolutives.
Les SAVS et les SAMSAH accompagnent des personnes résidant en habitat autonome, ayant aussi besoin d'un soutien dans le domaine de la vie sociale et la coordination de soin. Les services favorisent l'autonomie, la mixité sociale et l’inclusion dans la cité. Leurs missions sont plurielles et résolument tournées vers les dispositifs de droit commun.


Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

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Profil


Diplômes / Autres critères :

Diplôme : Etre titulaire d’un Bac + 2 de la filière administrative
Expériences réussies sur des missions analogues exigées

Bonne maîtrise des compétences suivantes :
Fiabilité, rigueur, anticipation,
Sens des responsabilités et capacité à hiérarchiser les priorités,
Disponibilité, adaptabilité et réactivité,
Capacités relationnelles à collaborer avec de nombreux acteurs,
Aisance à rendre compte de son travail de façon pertinente, complète et concise,
Capacité à organiser et planifier le travail avec méthode, pour atteinte des objectifs,
Bonne maîtrise de l’outil informatique dont une connaissance des techniques de secrétariat et une aisance sur les logiciels de manière générale, les messageries électroniques et les outils collaboratifs,
Bon niveau d’orthographe.

Permis B exigé (mobilité géographique sur les structures des plateformes dans le département du Tarn).


Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

* Aisance relationnelle
Capacité à entrer en contact avec autrui et à être réceptif aux informations fournies par l'environnement, capacité à construire un réseau relationnel et à l'utiliser comme aide et support à son action. Capacité à adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges
* Autonomie
Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème
* Discrétion / confidentialité
Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître
* Esprit d'équipe
Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités
* Sens de l'organisation
Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints
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