Créée à l'initiative de parents, l'Adapei de l'Ain (Association Départementale des Amis et Parents d'Enfants Inadaptés de l'Ain) est une association qui accompagne les personnes en situation de handicap mental au sein d'établissements et de services spécialisés. En lien avec la présidente et le directeur général de l'ADAPEI, vous organisez, coordonnez et assurez le suivi de l'ensemble des dossiers de la présidente de l'Association. Vous occupez une fonction transverse nécessitant des qualités de concertation et de coordination des services.
Gestion administrative :
- Assurer la gestion du planning de la présidente
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir les rendez-vous de la présidente ou des administrateurs
- Préparer les dossiers (documentation, support de communication, notes de service)
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers pour le compte de la présidente
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
- Gérer le secrétariat de la présidente (gestion du courrier, prise de rendez-vous)
- Suivre et mettre à jour le fichier des adhérents
- Lors de réunions (CA, Bureau associatif) assurer la prise de note et rédaction de compte rendu pour le transmettre aux différents participants
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting)
- Créer du lien entre les différents acteurs : financeurs, bénévoles, familles, directions et l'association
Gestion logistique :
- Préparer et organiser la logistique des différents événements (réunions, déplacements, séminaires.)
Organiser, participer et suivre des actions de communication :
- Participer à l'organisation d'événements (Assemblée générale, opération brioche, estivales) en lien avec le service communication
- Assurer le lien avec les partenaires institutionnels
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