Gestionnaire administratif.ve

Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement

Catégorie : C Corps : Adjoint technique principale (P2C)

Mission :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation doctorale ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :

- Gérer la procédure et le suivi des candidatures à l’Habilitation à diriger des recherches (HDR)
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les inscriptions administratives et les soutenances des HDR (environ 75/an)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
- Mise à jour de l’agenda électronique du Collège doctoral


Activités associées :

- Suivre la procédure et l’organisation des prix de thèses
- Suivre les propositions de jurys et les soutenances d’HDR en lien avec les écoles doctorales (ED) (75/an)
- Vérifier les informations administratives avant édition des diplômes
- Dépôt des manuscrits d’HDR et soutien aux ED pour le dépôt des manuscrits de thèse

Contact pour renseignements sur le poste :

Joëlle Hubé – responsable du Collège doctoral

Tél : 03 68 85 11 14 Mail : joelle.hube@unistra.fr