Secrétaire vie associative (h/f)

Sous l'autorité hiérarchique du ou de la responsable vie associative, le ou la secrétaire Vie Associative a pour mission d'assurer les démarches administratives institutionnelles, la logistique et la mise en œuvre d'actions ou d'événements.

Vous vous attacherez notamment aux missions suivantes :
Administratif
- Assurer l'accueil téléphonique
- Gérer le courrier du service et des associations domiciliées
- Accompagner et réaliser le suivi administratif des demandes d'agrément en lien avec le responsable hiérarchique
- Gérer les listes d'adhérents via le logiciel ADHELIS, des cotisations et du reversement du fonds spécial en lien avec le responsable hiérarchique
- Gérer le suivi des représentations de l'Udaf en lien avec le responsable hiérarchique
- Tenir à jour le fichier de données et contacts (partenaires, publics ciblés)
- Recenser les actions et actualités des associations adhérentes (statutaires et générales)
- Communiquer les informations et invitations auprès des associations adhérentes et bénévoles de l'Udaf en lien avec le responsable hiérarchique
- Aider à l'archivage
- Suivre les dossiers de la médaille de l'enfance et des familles en lien avec le responsable hiérarchique

Evénements et manifestations institutionnelles
- Assurer l'organisation matérielle et logistique de différentes manifestations (forums, conférences de presse, séminaires, expositions.)

Activités annexes
- Participer, le cas échéant, aux actions de la vie associative

- Maîtrise de la communication écrite, de l'orthographe et des règles typographiques de la langue française
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Ethique (discrétion, confidentialité)
- Réactivité
- Rigueur
- Sens de l'accueil physique et téléphonique
- Sens de l'organisation

Avantages :
Voiture de service
Téléphone et ordinateur portables
Abonnement transport collectif pris en charge à 60%
Carte déjeuner prise en charge 60%
Mutuelle prise en charge employeur à 70%
Régime de prévoyance
Congés trimestriels
Horaires aménageables selon plages fixes et variables (dans le respect de la continuité de service)
Télétravail possible 1 fois par semaine après trois mois d'ancienneté
Œuvres sociales du CSE : carte cadeaux, tarifs préférentiels cinéma, parfumerie, bijoux, sorties, billetteries.

Contraintes :
Travail possible le samedi et soir

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.