Chargé(e) des assemblées et d'appui juridique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Rémunération indicative Rémunération statutaire + régime indemnitaire 240€ brut Descriptif de l'emploi Maillon essentiel de la mise en œuvre des politiques publiques, la Direction Ressources regroupe l’ensemble des fonctions supports de la collectivité. Il traduit les orientations stratégiques de la commune tout en lui fournissant des outils de pilotage efficaces. Il est moteur de la modernisation et de la transversalité au sein de l’organisation tout en assurant le respect de la réglementation en vigueur.

Le Direction Ressources est constitué des services : Ressources humaines, Finances, Juridique, Commande publique, Système d’information et de téléphonie, Tranquillité publique, Accueil et citoyenneté.

Au sein de la Direction Ressources, le service juridique sécurise et modernise l’ensemble des processus réglementaires et légaux de la commune.
Chargé de l’expertise juridique et du conseil aux services, à la Direction Générale et aux élus, le service juridique accompagne et sécurise au quotidien les activités et les projets de la collectivité. Il est en charge de la gestion des recours relevant des différents champs de compétence de la commune en matière administrative, civile et pénale.
Force de proposition, il participe activement à la mise en place et au suivi d’outils d’aide à la décision.
Le service juridique assure également le pré-contrôle de la légalité des différents actes administratifs de la commune (délibérations, arrêtés et décision du maire), leur gestion (centralisation, télétransmission, publication, archivage…), ainsi que l’organisation et le suivi des commissions thématiques et du conseil municipal (instances). Il accompagne également les agents dans la rédaction et l’optimisation de leurs actes, via différents logiciels métier.
Il gère également le portefeuille d’assurances et les sinistres de la commune.
Enfin, il est garant de l’accès aux documents administratifs.

Le service Juridique est composé :
-D’un chef de service (catégorie A)
-D’un juriste (catégorie A)
-D’un juriste en apprentissage
-D’une assistant(e) chargé(e) des assemblées et appui juridique (catégorie C) Missions / conditions d'exercice Missions principales : contribuer au bon déroulement et à la sécurisation du processus décisionnel, ainsi qu’à la gestion des actes règlementaires de la commune, assurer la bonne organisation et le suivi des instances (commissions thématiques et conseil municipal).
Autour des axes suivants :
-Préparation, organisation, suivi et sécurisation des commissions et du conseil municipal, en collaboration avec le cabinet du Maire,
-Préparation administrative des documents liés aux assemblées : rétroplannings, ordres du jour, convocations, notes de synthèse et annexes, projets de délibérations, liste des délibérations, procès-verbaux…
-Respect des formalités réglementaires et des délais (envoi des convocations, télétransmission des actes au contrôle de légalité, information / diffusion, publicité, archivage…),
-Suivi des actes administratifs et des procédures et participation au processus d'élaboration des actes de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions du maire) dans le respect de la réglementation et de la charte interne des actes,
-Administration fonctionnelle du logiciel métier de rédaction et gestion dématérialisés des actes WEBDELIB et du module de convocation IDELIBRE, accompagnement des utilisateurs,
-Appui technique et juridique de 1er niveau, conseils et accompagnement des rédacteurs d’actes dans la concrétisation de leurs missions quotidiennes via les différents types d’actes, aide à l’optimisation de leurs pratiques.
Missions secondaires :
-Tenue des registres et des recueils des actes, veille à la conservation des actes dans de bonnes dispositions, en lien avec les archives municipales,
-Élaboration et suivi d’outils de planification, de tableaux de bord / d’activités, de procédures, développement de formations internes,
-Participation à la veille juridique mise en place par le service, notamment pour les thématiques relatives aux assemblées, aux actes, aux élus…
-Tenir à jour les listes et tableaux des élus (membres des commissions, représentants dans les organismes extérieurs, tableau des conseillers municipaux…),
-Appui au juriste en charge des assurances pour les déclarations des sinistres auprès des assureurs et le suivi administratif, en lien avec les interlocuteurs techniques, des dossiers d’assurance
-Appui à la cheffe de service et aux juristes sur des dossiers juridiques de 1er niveau (rédaction et suivi de courriers juridiques, ),
-Préparer des bons de commande, effectuer des engagements pour le service, dans le logiciel ciril

Conditions particulières d'exercices : En dehors des horaires classiques de travail, disponibilité occasionnelle en fin de journée et soirée, notamment participation aux conseils municipaux dans le cadre des missions d’organisation et suivi (sur la base d’un calendrier défini à l’année et d’environ 6 à 8 conseils par an). Profils recherchés SAVOIRS :
-Connaissance du fonctionnement des communes et des assemblées délibérantes
-Notions de base en droit public appréciées
-Procédures relatives aux actes et aux conseils municipaux
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS :
-Conception d'outils de planification, de tableaux de bord et de procédures
-Savoir rédiger des courriers et vérifier des documents
-Élaborer des avis ou des préconisations dans le cadre du choix de l’acte ou sa rédaction, accompagner les services
-Sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
-Optimiser et dématérialiser les procédures administratives relatives aux actes et aux instances
-Maîtriser les outils bureautiques : outlook, excel, pack office
-Connaissance des logiciels métier « questure » appréciée : Webdelib, Idelibre, Ixactes, Publiact…
SAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES :
-Organisation et rigueur
-Gérer les priorités fixées
-Sens du collectif et de l’intérêt général
-Capacité à alerter et à rendre compte
-Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle exigée