Assistant de gestion administrative du pôle services à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l’autorité du Responsable du Pôle Services à la Population, l’assistant de gestion administrative (H/F) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle. Missions / conditions d'exercice Activités principales :

Pôle services à la Population
Participation à la gestion administrative du pôle :
-Assure un soutien administratif auprès du responsable de pôle : prise en charge des dossiers confiés par le responsable du Pôle, rédaction de courriers, notes et comptes-rendus, création de présentations (powerpoint), classement, tri et archivage de documents, demande de devis, renseignement de tableaux de bord
-Assiste les services du Pôle Services à la Population dans la gestion administrative
de leurs dossiers ou sur des opérations ponctuelles (recensement de la population…)
-Participe à la gestion des dossiers d’inscriptions scolaires en collaboration avec
le coordonnateur scolarité
-Assure toutes tâches nécessaires au bon fonctionnement du pôle et de ses services
-Rend compte et alerte la hiérarchie sur les problématiques rencontrées
Aide ponctuelle aux services administratifs :
-Participe à l’exécution et au suivi de procédures et de décisions administratives
-Apporte une aide administrative auprès des services (inscriptions scolaires …)
-Participe à la gestion du courrier, des e-mails, des plannings, des agendas …
-Participe à l’accueil physique et téléphonique des usagers (ponctuel)

Administration Générale
Gestion des registres d'actes :
-Prépare et gère les registres d’actes administratifs jusqu’à leur reliure (délibérations, décisions, arrêtés permanents et temporaires), collecte les actes auprès des services, établit les tables, numérote des feuillets, établit les pages d'ouverture et de clôture des registres
-Saisit des données sur le logiciel dédié
Gestion administrative des dossiers d’assemblées :
-Participe au suivi et assure la gestion administrative du Conseil municipal : prépare
les documents de séance, met en forme et suit les délibérations, rédige la liste
des délibérations, établit la trame du Procès-Verbal, s’assure du caractère exécutoire
des délibérations (contrôle de légalité, formalités de publicité avec télétransmission
des actes au contrôle de légalité, affichage et archivage).
-Participe à la gestion administrative du Conseil Municipal des Jeunes et du Conseil Municipal des Sages : prépare les documents de séance, établit les convocations, rédige les comptes-rendus, suit administrativement les projets…
-Participe à la gestion administrative des Commissions municipales relevant
des compétences du pôle
Catastrophes naturelles :
- Suit les dossiers de demande de reconnaissance de catastrophes naturelles (correspondances aux sinistrés, déclaration en préfecture…)
Assurances :
-Gère les dossiers de sinistres (assure les déclarations auprès des compagnies d’assurances, collecte le chiffrage des réparations auprès des services…)
-Gère les déclarations d’accidents aux écoles
Archivage :
-Réalise les recollements, établit les bordereaux d’éliminations
-Veille sur l’inventaire des archives
-Participe et suit l’archivage électronique Profils recherchés Diplômes / expérience
-Diplôme souhaité dans le domaine du secrétariat/ gestion administrative
-Expérience souhaitée sur un poste similaire
Savoirs :
-Connaître le fonctionnement et l’environnement territorial
-Maîtriser l’expression orale et écrite
Savoir-faire :
-Savoir comprendre et reformuler les demandes
-Savoir rechercher l’information
-Savoir rédiger et maîtriser l’orthographe et la grammaire
-Maîtriser les outils bureautiques, Microsoft 365, Adobe, et logiciels métiers
-Savoir faire preuve de discrétion
-Savoir rendre-compte et savoir alerter sa hiérarchie
Savoir-être :
-Avoir le sens du service public et du devoir de réserve
-Être rigoureux et organisé
-Être dynamique, réactif et avoir le sens de l'anticipation
-Être clair(e) et précis(e) dans ses explications
-Savoir travailler en équipe
-Savoir être autonome au quotidien dans l’organisation du travail