GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Le titulaire de ce poste est à titre principal, le responsable du pôle accueil, courrier et point d’accueil numérique (PAN) de la préfecture et assure, dans ce cadre, l’encadrement hiérarchique de 5 agents et de 2 services civiques.
Il-elle aura notamment comme missions principales :
- encadrer, organiser et gérer les fonctions d’accueil, de gestion du courrier et des courriels : référent MAARCH et RDV PREF à ce titre
- gérer le Point d’Accueil Numérique (tutorat des services civiques),
- formaliser les fiches de procédures et assurer le suivi de l’activité,
- organiser et planifier les ressources selon les flux,
- veiller à la sécurité de l’accueil et alerte en cas de dysfonctionnement ou de risque.
Il-elle contribue et participe aux fonctions d’accueil en occupant par roulement les divers postes :
- accueillir les usagers et les orienter vers le(s) service(s) compétent(s), donner les renseignements de premier niveau sur les procédures et téléprocédures,
- veiller attentivement à la sécurité des biens et des personnes et alerter au besoin,
- prendre en charge des accueils difficiles et conflictuels,
- assurer la fiabilité et la qualité des réponses données aux usagers.
Il-elle contribue et participe aux fonctions courriels et courrier par roulement :
- gérer et suivre la boite à lettres fonctionnelle de la préfecture : collecte, traitement ou transmission des réclamations et demandes des usagers, traitement en propre des courriels « sensibles »
- assurer la garantie d’une relève journalière de la boite,
- administrer, en appui du cabinet, les comptes Maarch (SVE et courrier réservé),
- trier et affranchir le courrier.
En relation avec les services civiques du pôle, il-elle sera référent(e) médiation numérique départementale : à ce titre il-elle anime le réseau départemental des PAN situés en sous-préfectures, forme les agents affectés et est leur tuteur, participe à la vie du réseau et à l’amélioration du service.
Il-elle exerce des missions dans le respect des démarches quali-ATE et veille à la mise en œuvre des engagements.
Avoir le sens des relations humaines, savoir communiquer et connaître l'environnement professionnel.
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