L'Université Bordeaux Montaigne est une université d'Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000
étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels
BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités
mixtes et porte la Maison des sciences de l'homme de Bordeaux, unité d'appui à la recherche.
Le Pôle Handicap accompagne près de 900 étudiants en situation de handicap, un chiffre en forte croissance (+100 % en 3 ans).
Il gère chaque année environ 150 preneurs de notes, 40 secrétaires d'examen, 3 tuteurs et 3 prestataires externes, pour un budget de 400 000 €.
Pourquoi rejoindre le Pôle Handicap ?
- Un poste clé pour structurer un service essentiel et améliorer les conditions d'accueil des étudiants en situation de handicap.
- Un rôle stratégique à la croisée de l'administratif et du financier, avec un impact direct sur les politiques d'inclusion dans un contexte de transformation et d'optimisation des outils et process.
- Une équipe engagée et dynamique, au service de la réussite des étudiants.
Ce recrutement vise à renforcer la structure, améliorer le suivi financier et contractuel, et faciliter l'administration des dispositifs d'accompagnement.
Vos missions seront les suivantes :
1. Gestion financière et budgétaire
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes (subventions, paiements des prestataires, contrats d'étudiants).
- Gérer les contrats des prestataires externes et vacataires (rédaction, suivi administratif, validation).
- Établir des reportings budgétaires pour aider à la prise de décision.
- Assurer la relation avec les services financiers de l'université (contrôle budgétaire, engagements, validations de paiement).
2. Gestion administrative et organisationnelle du service
- Superviser l'administration des dossiers étudiants recrutés (suivi des heures effectuées, suivi des contrats.
- Participer à l'organisation des examens (mobilisation des secrétaires d'examen, planning, validation des besoins).
- Gérer les tableaux de bord et les outils de suivi des étudiants recrutés et des aides mises en place.
- Participer aux réunions de pilotage et en assurer le compte rendu et le suivi des actions.
3. Support et assistance à l'équipe du Pôle Handicap
- Accompagner les chargés d'accompagnement sur l'organisation et le suivi de leurs missions.
- Réaliser des tâches de gestion des intervenants et des prestataires spécifiques au service (suivi des contrats étudiants, relevés des heures effectuées).
- Contribuer à l'amélioration des process internes pour simplifier la charge administrative et éviter les doublons.
Connaissances et compétences requises :
Compétences techniques
- Maîtrise des procédures budgétaires et financières dans la fonction publique (suivi budgétaire, gestion des engagements).
- Connaissance des outils bureautiques et gestion administrative (Excel avancé, bases de données, dématérialisation).
- Gestion des contrats et conventions (prestataires, vacataires, intervenants).
- Bonne compréhension du cadre réglementaire du handicap dans l'enseignement supérieur.
- Capacité à suivre et analyser des tableaux de suivi financiers et administratifs.
Savoir-faire opérationnel
- Organisation et gestion multi-tâches (gestion simultanée de plusieurs dossiers).
- Capacité à structurer et fiabiliser les procédures existantes.
- Travail en interface avec plusieurs services (DSIN, scolarité, finances).
- Anticipation des besoins budgétaires et administratifs en fonction des évolutions du service.
- Sens de la confidentialité et du respect du RGPD (gestion des données sensibles).
Savoir-être
- Rigueur et autonomie dans la gestion des missions.
- Capacité d'adaptation à un environnement en forte évolution
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion budgétaire,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Relayer de l'information
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
L'Université Bordeaux Montaigne réunit plus de 16 000 étudiants et 1300 enseignants et personnels administratifs autour des formations et de la recherche en arts, langues, lettres, sciences humaines et sociales.
Idéalement situé sur le campus universitaire, l'Université Bordeaux Montaigne est facilement accessible en tram, bus, vélo.
Possibilité de restauration sur place.
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