Secrétaire des ateliers municipaux

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative Groupe RIFSEEP C2a Descriptif de l'emploi Au sein de la collectivité du Bois-Plage-en-Ré et plus particulièrement rattaché(e) aux ateliers municipaux (service infrastructures) vous réalisez des missions technico/administratives afin d’assister le responsable des ateliers. Missions / conditions d'exercice Généralités :
-Assurer un rôle de conseil et d’assistance du Responsable des Ateliers Municipaux
-Organiser les activités des services techniques en lien direct avec le Responsable des Ateliers Municipaux
-Gérer et traiter les informations orales et écrites à l'arrivée et au départ : enregistrement du courrier, diffusion des documents, suivi des parapheurs et du courrier électronique
-Coordonner les actions nécessaires à la conduite des dossiers de service courant
-Traiter et saisir un suivi budgétaire des Ateliers Municipaux

Dossiers spécifiques :
-Logiciel ATAL (logiciel dédié à la gestion et la répartition des missions des agents techniques)
oAssister et suivre la gestion des tâches
oGérer les plannings des astreintes et les interventions sur sites
oSaisir les demandes et les bons de travaux, en assurer le suivi
oExtraire les statistiques
oMettre à jour les bases de données

-COMPTABILITÉ - FINANCES - ACHATS :
oContrôler les dépenses
oTenir à jour « l’actif » et les stocks des services techniques (inventaire et renouvellement des consommables et des matériels)
oÉtablir les demandes de devis sous le contrôle du Responsable des Ateliers et suivre leurs circuits jusqu’à transmission aux entreprises
oAssurer l’interface téléphonique et courriel auprès des fournisseurs

-RH :
oTraiter et saisir les demandes administratives des agents : horaires, heures supplémentaires, demandes de congés, astreintes, en lien avec le Responsable des Ateliers Municipaux
oRecenser les besoins en formation en lien avec le service RH (permis CACES, formations risque électrique …)
oGérer les plannings et les astreintes des agents techniques, en lien avec le Responsable des Ateliers Municipaux

-COMMUNICATION
oÉtablir des écrits : courriers, comptes-rendus et des synthèses
oAssister aux réunions d’organisation des manifestations communales pour lesquelles les Ateliers Municipaux seront mobilisés
oDiffuser et afficher les notes internes
oMettre en place des modes de classement et d’archivage numérique et papier accessibles

-GESTION DES VÉHICULES, ENGINS ET MATÉRIELS :
oTraiter et saisir les consommations de carburant via le logiciel ATAL
oSuivre l’état du parc des véhicules via ATAL
oPrendre les rendez-vous pour l’entretien et/ou les réparations
oGérer les contrôles techniques et anti-pollution
oGérer la maintenance, l’entretien, les révisions du matériel via ATAL
oGérer les stocks des tables, bancs, chalets, estrade, scène, etc. pour les manifestations
oGérer les aspects logistiques : demande de travaux, fournitures et petits matériels du service

-SERVICE SÛRETÉ ET SÉCURITÉ :
oAider à la gestion administrative des dossiers en lien avec les Ateliers Municipaux

-INFRASTRUCTURES / ADMINISTRATIF :
oTenir à jour les dossiers techniques des travaux annuels (élagage des arbres, peintures routières, hydrocurage, etc.)
oTraiter et compléter les feuilles de routes des manifestations communales (pour la partie technique) Profils recherchés Savoirs faire
-Savoir analyser une situation, enregistrer, transmettre et rendre compte
-Force de proposition, capacités d’analyse et de synthèse
-Rigueur, organisation et polyvalence
-Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail
-Faire preuve de réactivité, de sérieux
-Maîtrise rédactionnelle
-Maîtrise de l’outil informatique et bureautique

Savoir-Être
-S’adapter et se positionner
-Capacité relationnelle et de communication
-Disponibilité
-Discrétion et secret professionnel
-Esprit d’équipe
-Loyauté
-Sens du service public