Coordinateur administratif d'un département de formation (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Environnement et contexte de travail
Localisation : Nantes
L'Institut d'administration des entreprises (IAE) de Nantes est un institut d'économie et de management qui propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat. Ces formations s'adressent à des publics de formation initiale constitués d'étudiants suivant un parcours complet en économie et en gestion, mais aussi à des étudiants issus d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignants chercheurs et 400 vacataires professionnels choisis pour leur expertise dans leurs domaines.
Place de l'agent dans l'organigramme du service : Sous la responsabilité directe de la Secrétaire générale de l'IAE Nantes
Missions
Les missions assurées sont transversales et recouvrent des domaines divers : suivi de formations, coordination des formations initiales du département Management et des formations relevant du service Formation tout au long de la vie, gestion des moyens en enseignement, encadrement du service.
Effectif du service : 3 personnes
Activités principales
Coordonner les missions transversales du département Management et du service Formation tout au long de la vie :
- Assurer le secrétariat et l'animation du département
- Coordonner l'élaboration et assurer la saisie des maquettes/arbres pédagogiques dans le logiciel
- Gérer les compositions et calendrier des jurys
- Contrôler le suivi des charges d'enseignement effectué par les services, assurer un suivi des dossiers vacataires
- Réaliser des études, des rapports, des enquêtes
- Contrôler l'application des règles et des procédures
Assurer l'encadrement de l'équipe :
- Superviser les activités des agents du département (3 agents)
- Apporter un appui technique ou administratif
- Participer aux recrutements, gérer les absences, congés, mener les entretiens
Suivi d'un parcours de formation :
- Accueillir et informer les étudiants
- Assurer la gestion de l'année universitaire
- Participer aux évènements de l'Institut : JPO, remise des diplômes
FICHE DE POSTE COMPLÈTE : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-pour-liae-un-e-coordinateur-rice-administratif-ve-dun-departement-de-formation

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil recherché
- Formation et/ou qualification : Bac +3
- Expériences antérieures pour occuper le poste : minimum 5 ans d'expérience
Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Encadrer / animer une équipe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d'adaptation
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité

Experience: Expérience exigée

Qualification: Technicien

Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École Nationale Supérieure d'Architecture de Nantes.