Coordinateur ou coordinatrice du secrétariat général

Missions principales :
? Volet administratif :
o Référente administrative de l'exécutif et la direction, elle assure un suivi des dossiers et facilite la coordination entre les services ;
o Assure l'interface des différents services sur les questions administratives et veille à la bonne application des procédures internes.
o Sécurise l'ensemble des actes administratifs produits par les services et garantit leur conformité aux règles en vigueur.

? Volet animation :
o Propose et met en oeuvre un calendrier d'événements visant à dynamiser le siège du Comité et le Bureau parisien, en collaboration avec le Responsable du Bureau parisien.
o Participe activement à la valorisation de l'image du Comité par des actions ciblées en interne et en externe.
o Encadre le personnel d'accueil et d'animation afin d'assurer une expérience de qualité aux visiteurs et partenaires.

À travers ces missions, elle contribue au bon fonctionnement du Comité et à son rayonnement, en assurant une gestion administrative rigoureuse et une dynamique événementielle attractive.

* Tenir l'agenda du Président et du Directeur et organiser les réunions et missions
* Apporter une assistance administrative et technique au Président et au Directeur
* Gérer les dossiers particuliers du Président et du Directeur
* Coordonner et sécuriser les actes administratifs
* Assister le Directeur dans la passation des marchés publics
* Traiter les courriers de la direction et tout document ayant un caractère confidentiel
* Assurer le secrétariat des assemblées (Bureau et Conseil d'Administration)
* Rédiger les supports administratifs tels que convocations, rapports et comptes rendus
* Assurer la tenue, le classement et l'archivage des dossiers de la direction
* Assister le Directeur pour la mise en place du processus de dématérialisation de l'administration
* Développer les indicateurs liés à l'activité
* Coordonner la planification des animations et expositions du Comité du Tourisme
* Produire les tableaux de bord mensuels de son activité et le plan de charge du Secrétariat général