Description
MISSIONS :
Exécuter les tâches relatives à la mise en œuvre de la politique réglementaire pour le recrutement des élèves par concours et de la politique d'établissement pour le recrutement sur dossier des étudiants et auditeurs de master.
ACTIVITES :
Activités principales : Participer à la préparation et au suivi du concours scientifique
- Contribuer à la veille des différentes messageries ;
- Aider à la saisie de l’affectation des membres du jury dans les applications concours ;
- Aider à la gestion des phases d’admissibilité et d’admission ;
- Participer à la préparation des délibérations d’admissibilité et d’admission ;
- Assurer l’archivage des documents relatifs à la session (format numérique et format papier) ;
- Contribuer à la gestion des missions des membres du jury (dont les hébergements Ulm et Paris-Saclay) ;
- Participer à la logistique des épreuves se déroulant à Lyon (commande des matériels et produits, réservation des locaux) ;
- Aider à la vérification et à la saisie des notes des épreuves pratiques et orales se déroulant à Lyon et ce sous le contrôle du chargé de mission du concours scientifique ;
- Aider à la constitution des dossiers pour le recrutement et la rémunération des membres du jury ainsi qu’aux relances ;
- Participer à la paye des jurys (éléments à transmettre à la DRH et la DC.
Activités secondaires :
Concours littéraire : participer à la phase d’anonymisation.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Description du service
7 agents + 1 chargé de mission pour la direction des concours scientifiques.
Relation hiérarchique
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service, en lien fonctionnel avec l'enseignant(e) chargé(e) de mission pour les concours scientifiques.
Relations fonctionnelles
- Internes : l'enseignant(e) chargé(e) de mission pour les concours scientifiques ; les membres du jury du concours ; le service des études et de la scolarité, la direction de la comptabilité, la DAF, la DRH, la DSI, ENSmédia, DMG (logistique, reprographique, gestion des salles etc).
- Externes : les membres du jury du concours ; les ENS de Paris et Paris-Saclay, l'Ecole Polytechnique, l'ESPCI et les établissements partenaires de la Banque d'épreuves littéraire ; le SCEI ; les élèves et étudiants ; les vacataires ; les fournisseurs.
Conditions particulières d'exercices : Intensité des pics d'activité, disponibilité en période de pics d'activité.
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances sur l’environnement professionnel
- Connaître les textes réglementaires relatifs à l’organisation et au déroulement des concours administratifs,
- Connaître les principes de sécurité liés à l’organisation des concours,
- Connaître les fonctionnalités d’un tableur et les logiciels bureautiques,
- Connaître les bases de la comptabilité budgétaire,
- Maîtriser la messagerie électronique.
Savoir-faire opérationnels
- Être méthodique,
- Avoir une forte capacité à travailler en équipe,
- Avoir le sens des priorités,
- Savoir faire preuve d’autonomie
Savoir Être
- Rigueur/fiabilité,
- Sens de l’organisation
- Sens du relationnel,
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
- Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité,
- Réactivité et dynamisme.
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