Référent process archivistique

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Le référent process archivistique apporte une assistance permanente au sein du service des fonds en termes d'organisation, de gestion administrative et d’appui technique, de communication, d'information et de suivi de dossiers. Il assure le suivi global de l’activité de collecte et de traitement des fonds et alerte le responsable de service en cas d’anomalie ou de situations spécifiques. Il intervient dans le suivi des situations complexes.

Relations professionnelles :

Internes : Échanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique, l’ensemble des agents du service des fonds et des Archives départementales

Externes : Relations fréquentes avec les producteurs d’archives publiques et privées

Présentation des Archives départementales

Les Archives départementales assurent les missions obligatoires, fixées par le Code du patrimoine, de contrôle des archives publiques, collecte, traitement, conservation, communication au public et valorisation des archives publiques et privées d'intérêt historique. A ce titre, elles assurent la gestion de 66 km d'archives remontant à 12 siècles et en accroissement d'1,5 km à 2 km chaque année, entretiennent des relations avec l'ensemble des services publics situés dans le Nord, assurent le service au public sous différentes formes (sur place en salle de lecture, par correspondance et par internet), mettent en œuvre des programmes de numérisation et de mise en ligne d'archives, développent une offre éducative et culturelle diversifiée destinée à tous publics et à l'ensemble du territoire.

Savoir faire

Information des usagers et des services

• Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents

• Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais

• Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande

Instruction des dossiers et application des procédures

• Proposer et appliquer des procédures administratives

• Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives dans les fonds d’archives

• Instruire et suivre les demandes des usagers, de la collectivité et des partenaires

• Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles

• Valider des écrits professionnels et assurer la transmission aux services compétents

• Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction

• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers tant papiers que numérique

Suivi et gestion des dossiers/situations des archives

• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi

• Proposer et mettre en place des outils méthodologiques

• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités

• Mobiliser les services compétents et les partenaires ;

• Veiller à la cohérence et à la continuité des interventions

• Intervenir dans les situations complexes ou sensibles tant avec les producteurs d’archives que les usagers

Suivi des projets et activités de la direction

• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus

• Accompagner dans les apprentissages individuels et collectifs

• Conseiller et former les équipes

• Veiller au respect des échéances et des décisions

Savoirs

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

• Règles de l'expression orale et écrite de qualité

• Tableaux de bord et outils de planification et suivi

• Dispositifs et acteurs de l'action sociale

• Cadre réglementaire et institutionnel des Archives et des collectivités

• Logiciels spécialisés (notamment Flora) et outils bureautique

• Procédures d’archivage et techniques de classement

Savoir faire

Compte rendu d’activités

• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge

• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu

• Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie

• Participer au travail de l’équipe et aux réunions

• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures

• Réaliser des différents écrits professionnels

Assistance et appui technique auprès des services de la collectivité

• Elaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d’une instruction de dossier juridique (notamment les versements d’archives)

• Rédiger des notices, instructions et procédures

• Conduire une action de formation en interne

Veille et observation sur les pratiques professionnelles

• Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles

Veille et observation sectorielle

• Enrichir des bases documentaires et d’information, notamment archivistique (Flora)

Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail

• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST

Savoirs

• Fonctionnement de la collectivité et des services

• Organigramme de la collectivité

• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)

• Procédures en vigueur

• Bases de la communication écrite et orale

• Techniques de renseignement des tableaux de bord

• Procédures d’archivage et techniques de classement

Savoir - être

• Faire preuve de réserve, de discrétion

• Faire preuve d’adaptabilité

• Faire preuve d’autonomie

• Savoir travailler dans l’urgence

• Savoir travailler en transversalité

• Savoir prendre du recul