Direction générale, responsable des assemblées (h/f)

Prise de poste au 02/06/2025, sinon au plus tôt.

LE POSTE
Finalités du poste :
Assistance administrative directe auprès du Président et du Directeur Général des Services
Garant de l'organisation, du formalisme et du suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires).
Favorise les relations des élus et/ou de la Direction générale avec les services, les administrés, les collectivités, les partenaires institutionnels et associatifs.

MISSIONS : DEUX MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Gestion et suivi des assemblées :
Assurer l'organisation et le suivi des assemblées (11 bureaux et 11 conseils communautaires par an) et formaliser/contrôler le suivi des décisions prises (délibérations, comptes rendus, respect des délais de convocation,...),
Assurer une veille juridique et règlementaire sur les délibérations, en lien avec la direction juridique

Assistance de Direction auprès du Président et du DGS:
Organisation et gestion des agendas du PCC et du DGS ; organiser et coordonner les plannings de la DG et des élus
Filtrer et transmettre les messages et suivi
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires pour les réunions et rdv du Président et du DGS ;
Gestion et suivi des demandes de notes aux services
Reporting et tableaux de bord.
Participer à des réunions en lien avec la Direction générale et les élus (groupe de direction, exécutifs spécifiques, commissions des finances, CLECT, conférences des maires, .), rédaction des comptes rendus.
Centraliser et coordonner l'envoi des différentes informations provenant des services à destinations des élus du territoire (courriers, mails..),
Assurer le suivi administratif quotidien (dont rédaction et suivi des courriers président et DGS, veille et centralisation) ; organiser le tri et l'archivage des dossiers
Assurer l'organisation du service accueil (gestion du courrier entrant et sortant de l'ensemble des services, accueil physique et téléphonique) et s'assurer de son suivi
Etre force de propositions dans l'organisation des procédures internes, (réunions spécifiques, délibérations, planification, logistique, .),

PROFIL & COMPÉTENCES
Expérience du fonctionnement des Collectivités Territoriales et d'un EPCI.
Volonté d'accéder à une fonction à responsabilités qui amènera à être en lien permanent avec le Président/les élus, le Directeur Général, les directions et services,
Capacités relationnelles, organisationnelles et rédactionnelles avérées.

Savoirs :
Maitrise des principes de fonctionnement des administrations et EPCI (lois, compétences, .)
Maitrise des procédures administratives
Bases juridiques (droit public)
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale

Savoirs-faire (et numériques) :
Qualités rédactionnelles et orthographiques (Rédiger un compte rendu, une note, une délibération).
Maîtrise confirmée des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook),
Capacité d'alerte, porté à connaissance, à rendre compte de manière adaptée
Capacités organisationnelles
Gestion des conflits

Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du Directeur Général des Services