Gestionnaire flotte automobile

Description de l'entreprise

Le groupe Elsan, leader de l’Hospitalisation privée en France, a récemment développé une activité d’Hospitalisation à Domicile qui par nature nécessite de nous rendre chez les patients avec des véhicules.

Aujourd’hui organisée en Business Unit, dont le siège de la filiale est à Paris, l'activité s’est fortement développée avec actuellement 18 sites opérationnels sur toute la France et compte près de 300 véhicules essentiellement de service.

Par ailleurs, le groupe ELSAN compte déjà un parc Automobile de véhicules de fonction de 400 véhicules.

C’est pourquoi nous renforçons l’équipe par un deuxième poste de gestionnaire de flotte qui constitue un enjeu majeur sur notre qualité opérationnelle et l’équilibre économique. La mission essentielle de ce poste est de constituer une fonction support aux responsables d’établissements pour assurer une bonne qualité de service associée à une bonne image.

Le gestionnaire de parc automobile est un spécialiste de la logistique, qui organise la flotte de voitures de nos sites. Il garantit à la fois la satisfaction des utilisateurs et la bonne tenue du parc. Un métier qui exige une solide organisation et un intérêt réel pour l’automobile.

Vous avez la charge d'assurer en polyvalence l'ensemble des missions relatives à la bonne organisation, conformité et optimisation.

Finalités du poste :

* Mise en œuvre de la Politique véhicules de l’entreprise, du groupe
* Application de la politique transition énergétique et suivi du bilan RSE de notre flotte
* Implication à la démarche qualité
* Être force de proposition sur toutes organisations innovantes et économiques
* Coordonner la gestion opérationnelle du parc et piloter au quotidien les mises à disposition, récupérations, renouvellements, commandes, assurances, maintenance, cartes carburant, gestion des incidents, gestion des contraventions.
* Se déplacer ponctuellement sur sites pour mener des audits et des accompagnements des Responsables Etablissements.

Missions :

Lien et support privilégié envers les Directions des structures d’HAD

* Relayer les remontées de nos collaborateurs sur la qualité des véhicules (Sécurité, Productivité, Maintenance) ;
* Assister les sites et résoudre les problèmes du quotidien et/ou proposer des solutions ;
* Être garant de la qualité de service apportée aux utilisateurs dans l'utilisation quotidienne et du respect des procédures de mise à disposition/restitution des véhicules.

Optimisation :

* Participer à l'optimisation des coûts en adaptant la flotte aux besoins de l'entreprise en collaboration avec la Direction du groupe et en respectant les budgets et les règles validées en amont.

Reporting et tableaux de bord :

* Être garant de la fiabilité et de l'exhaustivité des données de base liées au Parc dans les différents outils de gestion ;
* Participer à l'élaboration et à la diffusion des reporting (états de parc, suivis kilométriques et consommation, contrôles réglementaires...etc.) et à l'élaboration, mise à jour des processus et modes opératoires métiers.
* Répondre aux demandes des Directions d’établissements.

Achat :

* Recensement des besoins auprès des établissements.
* En collaboration avec le service financier groupe, enclenchement et suivi des commandes auprès de nos fournisseurs.
* Gestion et suivi des achats en adéquation avec les demandes des structures.
* Gestion et suivi des livraisons de nos véhicules sur tout le périmètre national.
* Vérification de la bonne conformité des configurations de nos véhicules utilitaires.

Financement :

* Gestion des contrats longues durées.
* Gestion des options.
* Contrôle et gestion des kilométrages souscrits.
* Gestion et suivi des fins de contrats.
* Gestion et suivi des retours de véhicules en fin de location.
* Organisation des restitutions et suivi des frais de remise en état.

Maintenance mécanique :

* Suivi du bon respect du plan d'entretien de nos véhicules.

Maintenance carrosserie :

* Suivi du bon état des carrosseries de nos véhicules.
* Suivi et gestion des réparations carrosserie.
* Sinistres.
* En lien avec les services groupes et structures concernés, suivi et gestion des sinistres utilisateurs.

Véhicules de remplacement :

* Suivi et gestion des véhicules mis à disposition pour remplacement en cas de maintenance, carrosserie.

Matériels associés :

* Suivi et gestion des pneus, y compris les changements hiver-été.
* Cartes carburants.
* Péages.

Amendes :

* En lien avec les services groupes et structures concernés, suivi et gestion des amendes utilisateurs.
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