Description de la mission
Sous lautorité de la responsable des programmes et en coopération avec un certain nombre dautres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique, vous assurerez notamment les missions suivantes :
Fonctions spécialisées dassistanat pédagogique (spécialité administration publique - 2ème année) :
1. Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po ; en lien avec le service daccueil des enseignants de Sciences Po, accompagnement administratif des enseignants, remboursements de frais;
2. Gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires denseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de lannuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des étudiants ;
3. Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de lactivité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction de la formation, préparation et suivi des élections des délégués dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires, suivi de lassiduité et gestion de la scolarité des étudiants dont aménagement et césure;
4. Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de lassiduité, suivi des dossiers dévaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme.
Fonctions classiques de secrétariat :
5. Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. ;
6. Participation à la réalisation dactivités de secrétariat concernant des dossiers
propres au programme et à lÉcole.
Profil
7. Formation Bac + 2 et expérience significative dans le domaine de lassistanat,
idéalement dans une activité similaire ;
8. Qualités relationnelles, sens du service, esprit déquipe ;
9. Sens de la communication et notion de la confidentialité forte ;
10. Rigueur, qualités dorganisation, de méthode, dinitiative, autonomie ;
11. Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe ;
12. Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
13. Qualités rédactionnelles ;
14. Capacité à passer rapidement dune tâche à une autre ;
15. Bon niveau danglais requis, B2 minimum, C1 apprécié ;
16. Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité) ;
17. Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.
Avantages :
18. Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
19. Rémunération fixe sur 12 mois
20. 40 jours ouvrés de congés payés par an
21. Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
22. Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (
/an)
23. Titres Restaurant
24. Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
25. Offre sociale et culturelle du CSE
Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap
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