Cadre des secrétariats médico-administratifs (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Définition :
Le(la) Cadre des Secrétariats Médico-administratifs (SMA) a pour mission de planifier, organiser et piloter les activités de Secrétariats Médico-Administratifs en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité des prestations fournies, sur un ou plusieurs pôles de l'établissement.
Dans le cadre des S.M.A., la cellule de coordination travaille en étroite relation avec différentes Directions fonctionnelles et différents services :
-Direction des Ressources Humaines
-CAF (cellule admissions facturation)
-Direction des Service Informatique et Téléphonie
-Direction des Affaires Financières (DIM, Analyse de gestion)
-Direction des Soins
Activités principales :
-Encadrement de proximité, management d'équipe(s), gestion et développement des compétences des personnels S.M.A.
-Conception, saisie des cycles de travail des S.M.A.
-Gestion des temps de travail, plannings prévisionnels et saisie sur le logiciel de gestion du temps de travail (Equitime)
-Gestion de l'absentéisme et maitrise des dépenses budgétaires RH
-Accueil, information et formation des nouveaux personnels et des stagiaires
-Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
-Contribuer au développement de la culture Qualité (PAQSS, EI...)
-Description, rédaction et actualisation de procédures, de processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
-Mise en place et suivi de tableaux de bord et autres documents de suivi de l'activité
-Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité
-Assistance à la gestion de projet, conseil aux décideurs concernant les choix, les activités du domaine d'activité
-Contribution à l'amélioration de l'efficience des organisations S.M.A.
-Organisation et suivi opérationnel des activités et de projets relatifs aux Pôles de référence
-Participation à la gestion médico-économique des Pôles
Relations professionnelles :
-Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordonnatrice des S.M.A. et du Directeur des Affaires Générales & Patientèle
-En relation fonctionnelle étroite avec les Cadres Supérieurs de Santé des Pôles et les Cadres de santé de proximité
Lieu d'exercice des fonctions :
-Cité Sanitaire, Boulevard Georges Charpak à Saint Nazaire 44600
Précisions sur le poste :
-Poste à temps plein à pourvoir dès que possible
Horaires de travail actuels :
-Forfait journée Cadre, 7h48 par jour
-20 RTT par an
Correspondances statutaires :
-Grade : Adjoint des cadres ou Assistant Médico-Administratif (AMA)

PROFIL RECHERCHÉ :

Exigences du poste :
-Grade : Adjoint des cadres ou Assistant Médico-Administratif (AMA)
Ce poste requiert :
-Des connaissances du métier de Secrétaire Médico-Administrative
-Des compétences en management d'équipe
-De la réactivité, de la diplomatie et de grandes compétences relationnelles
-Travail en équipe, rigueur dans l'organisation
-Connaissance des différents services de la Cité Sanitaire
Compétences requises (savoir-faire requis) :
-Manager et encadrer des équipes
-Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
-Savoir établir et gérer les priorités, les urgences
-Communiquer oralement et par écrit
-Concevoir des cycles de travail
-Saisir, analyser les données dans le logiciel de gestion du temps de travail
-Observer, analyser et rendre compte des situations rencontrées
-Analyser et optimiser un / des processus
-Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs aux S.M.A.
-Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
-Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
-Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux différentes situations problématiques, anticiper les situations
Qualités requises :
-Adaptabilité
-Réactivité
-Capacité d'analyse et de discernement, prise de recul par rapport aux situations
Connaissances associées :
Connaissances approfondies :
-Logiciel métier - logiciel de gestion du temps de travail
-Communication / relations interpersonnelles
-Évaluation de la charge de travail
-Management
-Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
-Stratégie et organisation / conduite du changement
-Tarification à l'activité
-Valorisation de l'activité médicale
-Gestion administrative, facturation des consultations et actes externes
Connaissances opérationnelles :
-Droit de la santé dans son domaine