Agent chargé d'accueil et officier d'état civil (h/f)

Sous l'autorité de la Responsable du service affaires générales, vous serez chargé(e) des missions suivantes ;

Missions principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Recevoir / filtrer / orienter les appels et prendre les messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions

- Traiter les dossiers état civil et dossier administratifs :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès.)
- Traiter les dossiers de cartes nationales d'identité et passeports biométriques
- Renseigner les usagers sur les actes administratifs (procédure, délais...)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies et établir les différents actes d'état civil
- Gérer l'ensemble des procédures et relations avec les administrations concernées
- Réceptionner les dossiers de mariage et effectuer un premier contrôle
- Signaler tout problème dans la constitution d'un dossier
- Prendre connaissance, s'informer, des changements de la réglementation en vigueur
- Procéder au classement régulier et à l'archivage des actes
- Courrier départ enregistrer et préparer, dans les délais, les courriers à envoyer en fonction des tarifs en vigueur

- Classement : assurer un classement régulier des actes d'état civil et documents administratifs

Missions secondaires :
Assister ou remplacer l'agent en charge des dossiers cimetières et réservation de salles communales en son absence. Le cas échéant, pallier à l'absence de l'agent responsable du traitement, classement diffusion du courrier reçu ou toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement du pôle services à la population.

Semaine en 4 jours du mardi au vendredi

Experience: 6 Mois

Compétences: Méthode de classement et d'archivage,Accueillir, orienter, informer une personne,Assurer un accueil téléphonique,Corriger et mettre en forme un document,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Identifier, traiter une demande client,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.