Assistant administratif et standardiste (h/f)

Vos missions et responsabilités ... :

Dans le cadre de notre développement, nous ouvrons prochainement notre nouveau siège à Jarville-la-Malgrange. En tant qu’entreprise multi-sites avec des implantations dans les Vosges, le Nord de la France, l’Île-de-France et la région PACA, nous avons décidé de centraliser la gestion de nos appels téléphoniques et la réception de nos courriers pour l’intégralité des entités qui constituent notre groupe. Cette centralisation vise à optimiser notre communication et notre efficacité opérationnelle, garantissant ainsi une réponse rapide et un service de qualité à nos clients, partenaires et fournisseurs.

Dans ce contexte, nous recherchons un Assistant Administratif et Standardiste (H/F). Il s'agit d'une création de poste au sein des services supports de notre holding, qui regroupent les fonctions administratives, comptables, ressources humaines, communication, et autres. Vous intégrerez une équipe dynamique et serez au cœur de nos opérations quotidiennes, contribuant à maintenir notre organisation fluide et efficace.

Vos responsabilités et vos missions :

* Gestion des appels téléphoniques :

o Réceptionner et rediriger les appels entrants de toutes nos entités (clients, partenaires, fournisseurs) vers les interlocuteurs appropriés.

o Prendre des messages en cas d'absence des destinataires et les transmettre rapidement.

o Assurer le suivi des appels non répondus et informer les interlocuteurs concernés en temps réel.

* Réception et gestion du courrier :

o Réceptionner, ouvrir et distribuer le courrier destiné à notre nouveau siège, incluant les courriers de nos différents établissements, agences et filiales.

o Assurer la répartition des courriers en interne selon les destinataires.

o Informer la direction de tout courrier important, en particulier les courriers recommandés.

* Soutien administratif :

o Assister l’assistante de direction du président dans diverses tâches administratives et organisationnelles.

o Participer à l’organisation et à la gestion de documents et dossiers.

o Gérer la rédaction de correspondances, la préparation de réunions, la gestion des agendas et la coordination des rendez-vous.

o Assurer un soutien administratif général pour le bon fonctionnement quotidien du bureau.

Vous serez intégré à une équipe dynamique et participerez activement à la centralisation et à la fluidité des communications internes et externes de notre entreprise. Ce poste est une opportunité unique de jouer un rôle clé dans une organisation en pleine croissance et de contribuer à son succès.