Gestionnaire de dossiers - direction des moyens généraux

Gestionnaire de dossiers - Direction des moyens généraux, Réunion

Réunion, France

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe, Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Descriptif de l'emploi

DEFINITION METIER
Le/La Gestionnaire administratif(tive) de dossiers prend en charge toutes les opérations administratives de son domaine d'activité. Il/Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/Elle a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé. Il/Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la direction, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il/Elle est chargé(e) de mettre en place et de faire appliquer l’ensemble des règles et procédures dans le service ou la direction.

FINALITE DU POSTE
Le/La Gestionnaire de dossiers assiste le/la Directeur(-trice) et les responsables de service dans leur gestion administrative et financière (suivi des marchés, des bons de commandes et des factures). En collaboration avec le/la Directeur(-trice), il/elle participe au suivi des processus organisationnels et des activités de la Direction. Il/Elle rédige, traite et diffuse les documents administratifs qui lui sont confiés (supports, rapports, délibérations, décisions, arrêtés, courriers …).

CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
Conditions particulières : Gestion du temps arythmique : Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
2. Conseiller les usagers et agents sur les procédures
3. Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies
4. Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances
5. Participer à la réalisation des diagnostics sectoriels, à l’élaboration de scénarios prospectifs et à la rédaction de cahiers des charges techniques
6. Instruire les dossiers (régularité juridique, administrative et comptable)
7. Rédiger les documents administratifs, les notes d’information, les comptes rendus et/ou procès-verbaux de réunion
8. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
9. Coordonner les activités avec les partenaires
10. Participer à l’élaboration des marchés publics et à l’analyse des offres
11. Rechercher et diffuser des informations
12. Synthétiser et présenter des informations
13. Vérifier la validité des informations traitées
14. Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service
15. Contribuer à la réalisation des rapports d’activité
16. Détecter et résoudre les anomalies identifiées
17. Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques
18. Aider à la mise en place de supports de communication

ACTIVITES SPECIFIQUES

1. Contrôler et suivre les différentes procédures et processus liés à l'organisation des activités
2. Participer à l'élaboration des prévisions budgétaires et assurer le suivi des dépenses pour garantir leur conformité
3. Gérer les aspects administratifs et financiers de la Direction des Moyens Généraux
4. Effectuer la passation des marchés selon les procédures adaptées
5. Superviser la gestion des bons de commande et des factures, incluant l’organisation et le suivi des circuits de signature
6. Relancer les prestataires et veiller à l’exécution correcte des contrats
7. Assurer le suivi du prévisionnel des absences du personnel
8. Piloter la mise à jour des plannings et des tableaux de bord et maintenir à jour les autres outils de suivi des activités des services
9. Organiser, alimenter et actualiser les bases de données relatives à la gestion et à l’évaluation des activités
10. Vérifier et suivre le traitement des courriers entrants et sortants
11. Rédiger, traiter et diffuser les documents administratifs (supports, rapports, comptes rendus, notes, …)
12. Préparer et organiser les réunions, prendre en charge la gestion des rendez-vous
13. Assurer le suivi de dossiers spécifiques, tels que l’organisation d’événements internes
14. Garantir exceptionnellement la continuité du service d’accueil en cas d’absences imprévues

Profils recherchés
COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances

1. Environnement territorial
2. Organisation et services de l’EPCI
3. Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI
4. Environnement professionnel du/des domaines d’activité
5. Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité
6. Gestion administrative
7. Règles budgétaires et comptables
8. Marchés publics et achats
9. Techniques de prise de notes
10. Techniques de numérisation
11. Méthode de classement et d'archivage

Savoir-faire

1. Outils bureautiques et environnement Web
2. Utiliser des logiciels et des progiciels
3. Rédiger des documents administratifs
4. Réaliser un reporting écrit et/ou oral
5. Assurer la gestion administrative des contrats le cas échéant
6. Assurer la planification et le suivi des dossiers
7. Gérer un budget
8. Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire
9. Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires
10. Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur
11. Travailler en équipe
12. Gérer le stress
13. Gérer un conflit
14. Archiver des documents
15. Assurer une veille informationnelle et réglementaire

Savoir-être

1. Esprit d’analyse et de synthèse
2. Autonomie
3. Rigueur
4. Organisation
5. Réactivité
6. Sens relationnel
7. Esprit d’équipe
8. Force de proposition
9. Diplomatie
10. Discrétion
11. Adaptabilité et flexibilité
12. Ponctualité

COMPETENCES SPÉCIFIQUES
Connaissances

1. Maitrise des logiciels métiers
2. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
3. Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
4. Assurer la transmission des informations en interne et en externe
5. Concevoir un tableau de bord
6. Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

Savoir-faire

1. Savoir prioriser ses activités
2. Capacité d’adaptation notamment dans le traitement des urgences
3. Capacité de prise d’initiative
4. Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
5. Savoir gérer son activité dans un calendrier
6. Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale

Niveau d'études minimum requis : Diplôme de niveau 4 ou équivalent et/ou justifier d’une expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires.

#J-18808-Ljbffr