Chargé(e) de l'agence postale communale et de l'accueil mairie h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 20h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi * Assurer les services postaux, les services financiers de " dépannage " et les prestations associées à l'agence postale communale.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
* Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation. Missions / conditions d'exercice 1/ Activités et tâches principales du poste :
* Assurer les services postaux, les services financiers de " dépannage " et les prestations associées à l'agence postale communale.
o Gestion de l'ouverture et de la fermeture du site
o Accueil de la clientèle
o Assurer les services postaux : : Tout affranchissement manuel, Vente de timbres-poste à usage courant, Vente d'enveloppes et Prêt-à-Poster, Dépôt des objets y compris recommandés, Retrait des lettres et colis en instance, dépannage financier.
o Participation aux réunions ou événements de la structure

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
o Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
o Renseigner le public sur place ou par téléphone.
o Recevoir, filtrer et orienter les appels ainsi que les mails.
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
o Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
o Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
o Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs

* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
o Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
o Assurer la commande des matériels et de bureautique.
o Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.

* Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
o Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée ". Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier.
o Afficher et diffuser l'information.
o Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

2/ Activités et tâches secondaires du poste :
* Assurer le remplacement de l'agent de gestion administrative en son absence sur certains domaines.
* Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux. Profils recherchés Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité du Maire et de la DGS
Relations fonctionnelles :
* En interne :
o Relations quotidiennes avec les agents de la commune.
o Relations quotidiennes avec les secrétaires de mairie pour transmission d'informations.
o