Secrétaire de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction déléguée aux Systèmes d'Information, vous serez en charge d'assurer l'assistanat de la direction ainsi que les fonctions de correspondant RH de proximité. Missions / conditions d'exercice Vos missions principales seront :

* Le secrétariat bureautique :
- Vous tiendrez à jour l'agenda des responsables, avec prises de rendez-vous et suivi de mails ;
- Vous préparerez et organiserez des réunions thématiques ;
- Vous recueillerez, trierez et distribuerez le courrier aux personnes concernées, l'enregistrerez de manière informatique et traiterez les courriers avec le logiciel dédié ;
- Vous assurerez l'accueil téléphonique, filtrerez et orienterez les appels et prendrez des messages ;
- Vous assurerez l'accueil physique des personnes ayant rendez-vous et les orienterez vers les interlocuteurs concernés ;
- Vous recueillerez et suivrez les dossiers de stagiaires et apprentis ;
- Vous mettrez en forme des dossiers, des documents de présentation, ou des indicateurs d'activités ;
- Vous gérerez l'économat de la direction ;
- Vous suivrez le circuit des parapheurs et vérifierez les signataires ;
- Vous réaliserez le classement et l'archivage ;
- Vous gérerez les certificats électroniques (enregistrement, traitement et suivi) ;
- Vous suivrez les délibérations de la direction (création et mise en circuit des éléments via le logiciel dédié).

* Le rôle de correspondant RH de proximité :
- Vous gérerez les dossiers du personnel de la direction ;
- Vous suivrez les congés et les absences des agents ;
- Vous suivrez les pointages et gérerez les heures supplémentaires ;
- Vous récupèrerez et distribuerez les titres restaurants ;
- Vous diffuserez les informations relatives aux formations ;
- Vous suivrez les ordres de mission et états de frais d'y rattachant ;
- Vous programmerez les évaluations annuelles ;
- Vous suivrez les convocations de la médecine professionnelle ;
- Vous suivrez les demandes de télétravail des agents de la direction. Profils recherchés Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC/BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.

Compétences :
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique et de prise de notes ;
- Vous savez accueillir et orienter les interlocuteurs ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé et méthodique ;
- Vous savez respecter la confidentialité d'informations connues ou traitées ;
- Vous possédez de solides compétences rédactionnelles ;
- Vous savez travailler en équipe.