Secrétaire - déploiement du dossier usager informatisé (h/f)

La Fondation ANAIS
Reconnue d'Utilité Publique

La Fondation ANAIS accompagne les parcours de vie des personnes en situation de handicap ou de dépendance depuis 1954. Elle gère une centaine d'établissements et services dans les domaines : Enfance & Éducation spécialisée, Habitat & Vie sociale, Thérapeutique & Soins, Personnes âgées, Insertion professionnelle par l'activité économique (ANAIS Entreprise). La Fondation (2200 collaborateurs) propose 4000 places d'accueil permanentes réparties sur 14 départements et 5 régions. Les typologies de handicaps accueillies sont : déficience intellectuelle, affection de la santé mentale, autisme, polyhandicap et handicaps associés. Pour en savoir plus : www.fondation-anais.org

La Fondation ANAIS recrute pour ses établissements et services.

Un/e Secrétaire - Déploiement du Dossier Usager Informatisé
En CDD sur une période de 6 mois, à temps plein.

Missions principales :
Dans le cadre du projet de déploiement du Dossier Usager Informatisé (DUI) au sein de la Fondation, la secrétaire aura pour mission d'apporter un soutien administratif aux établissements et services de la Fondation. Elle assurera la création des dossiers des personnes accompagnées sur la plateforme dédiée.

Ses principales missions seront :

1. Soutien à la création des dossiers usagers :

- Assurer la collecte et la vérification des documents nécessaires à la création des dossiers des usagers.
- Saisir les informations et télécharger les documents sur l'outil informatisé conformément aux protocoles établis.
- Veiller à la conformité des dossiers et à la complétude des informations.

2. Numérisation des documents :

- Gérer la numérisation des documents administratifs et médicaux en lien avec les personnes compétentes.
- Veiller à la qualité des scans et à l'organisation des fichiers pour une intégration efficace dans le système.
- Collaborer avec les équipes des établissements pour s'assurer de la bonne transmission des documents.

3. Assistance aux équipes des établissements :

- Fournir un soutien technique et administratif aux équipes pour la gestion et la mise à jour des dossiers.
- Former et assister les équipes dans l'utilisation de l'outil informatisé.
- Sensibiliser les équipes à l'importance de la protection des données personnelles.

4. Collaboration

- Participer aux réunions de suivi pour faire état de l'avancement du projet et des éventuels besoins d'ajustement.
- Assurer des reporting

Compétences requises :

- Maîtrise de l'outil informatique : Excellente connaissance des logiciels de bureautique et capacité à s'adapter aux outils numériques spécifiques.
- Sens de la discrétion : Respecter strictement les règles de confidentialité liées aux données des personnes accompagnées.
- Organisation : Aptitude à gérer des tâches multiples, à prioriser et à respecter les délais.
- Communication : Capacité à travailler en équipe et à interagir de manière efficace avec des collaborateurs de différents horizons.
- Autonomie et réactivité : Capacité à travailler de manière autonome tout en répondant rapidement aux besoins des équipes.
- Mobilité : Permis B requis pour les déplacements fréquents entre les établissements.

Profil recherché :
- Expérience en secrétariat, en particulier dans le domaine médico-social ou administratif.
- Forte capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe.

Conditions de travail :
- Déplacements réguliers dans les établissements de la Fondation.
- Télétravail possible selon l'avancement du projet et les besoins.
- Participation à des sessions de formation et à des réunions de suivi du projet.

Candidature : Pour postuler, merci d'envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail à Gilles TIXIDOR, Directeur Régional : dr.idf-gdest@fondation-anais.org

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.