Un(e) adjoint(e) à la directrice des moyens administratifs et vie des quartiers

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi MISSIONS :

-Sécuriser et contrôler les procédures administratives et juridiques du service Etat Civil et Cimetières,
-Gérer les cimetières et contrôler leur fonctionnement dans le cadre de la législation funéraire,
-Assurer la tenue et la gestion des listes électorales, la préparation et l’organisation des scrutins,
-Organiser l’enquête annuelle de recensement et encadrer les agents recenseurs,
-Accompagner les enjeux de simplification et de dématérialisation des démarches administratives en lien avec l’e-administration (demandes en ligne, dépôts de formulaires…),
-Remplacer de la Directrice en son absence. Missions / conditions d'exercice ACTIVITÉS :
En matière d’Etat civil :
-Appui au service Etat Civil en assurant la veille règlementaire, la mise en place de procédures, notamment grâce à l’optimisation de l’utilisation des logiciels métier,
-Remplacements ponctuels au service Etat Civil et permanences du samedi matin.
En matière de gestion des cimetières :
-Supervision de la vente, du renouvellement et de la facturation des concessions,
-Suivi et contrôle de l’état des sites en lien avec les agents qui y sont affectés,
-Mise en place d’une démarche efficiente de suivi des concessions échues, gestion des procédures d’exhumations administratives.

En tant que responsable élections :
-Mise à jour des listes électorales (Répertoire Electoral Unique) : inscriptions, modifications, radiations en lien avec l’Insee,
-Organisation des réunions de la Commission de contrôle des listes électorales,
-Organisation des différents scrutins,
-Mise en place du tirage au sort pour constituer la liste annuelle des jurés d’assises,
-Veille réglementaire et définition des procédures en lien avec les élections.

Activités transverses :
-Accompagnement des agents à l’utilisation et à l’optimisation des outils numériques,
-Etre force de proposition dans l’accompagnement des publics dans l’e administration et dans la simplification des démarches administratives.

Activités complémentaires :
-Gestion des débits de boissons.
-Soutien à la Directrice des Moyens Administratifs dans l’encadrement de l’équipe répartie en 4 unités (Accueil, Mairie de quartier – France Services, Etat-civil/Cimetières et Population/Elections), et remplacement sur certaines missions pendant son absence. Profils recherchés PROFIL :
-Grade du cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux,
-Formation Bac + 3 juridique ou administratif,
-Expérience souhaitée dans un poste similaire,
-Bonne connaissance en droit électoral, en droit civil, en organisation de la Fonction Publique Territoriale et des procédures administratives et dans le domaine de la législation funéraire,
-Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels dédiés (MELODIE, REQUIEM, ADAGIO…),
-Qualités organisationnelles, méthode, rigueur, autonomie,
-Capacités managériales et qualités rédactionnelles.