Assistant de gestion locative et technique h/f

Au sein de CBRE PROPERTY MANAGEMENT, vous serez rattaché à la responsable régionale Rhone Alpes. Vous participerez principalement aux missions suivantes:

Seconder les gestionnaires locatifs et techniques dans la gestion immobilière et administrative des immeubles qui leur sont confiés sur plusieurs portefeuilles de clients:

1. Suivi administratif:
o Compléter les trames des contrats et les plans de prévention,
o Aider au suivi des sinistres multirisque et dommage ouvrage, relance assurance,
o Produire les demandes d’autorisation travaux clients et tenir à jour le tableau de suivi des DAT, honoraires accessoires,
o Aider à l’organisation des calendriers de visites techniques, expertises, huissiers, états des lieux…
o Réceptionner les taxes foncières, renseigner les tableaux de suivi, relance des impôts, classement dans réseau et GED client,
o Réaliser les correspondances, envoi duplicata factures, courrier relance CA, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d’entretiens, plans de préventions, décret tertiaire…
o Gérer les courriers entrants et sortants à travers le dossier «courrier» du réseau,
o Suivi des data rooms des sites en gestion : tenir à jour les dossiers sur le réseau informatique.
2. Interlocuteur privilégié pour les fournisseurs et locataires:
o Fournir les réponses de premier niveau aux appels téléphoniques reçus, en fonction du niveau d'autonomie sur les questions posées.
3. Suivi des règlements fournisseurs:
o Faire référencer les fournisseurs selon les exigences CBRE,
o Produire les bons de commandes et suivre les étapes jusqu’à la parfaite facturation,
o Suivre le traitement des factures, intégration des factures d’huissiers, honoraires, syndic, taxe foncière et assurances, taxe bureaux dans nos logiciels comptables.
4. Assistanat copropriétés:
o Pour les sites où nous représentons notre client au sein d’une copropriété: préparer la trame des consignes de vote d’assemblée générale, envoi des documents aux clients et au syndic et mise à jour du tableau de suivi,
o Pour les sites où CBRE gère la copropriété: apporter une assistance administrative au gestionnaire copropriété.
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