Le cabinet du Maire garantit la cohérence des projets et des missions menés par le Maire ainsi que le lien entre le Maire et ses Adjoints. Il travaille en concertation avec les directions du cabinet, la direction des relations publiques et du protocole, la direction de la communication ainsi qu’avec l’ensemble des services de
la Ville de Caen et de son CCAS, afin de valoriser l'action politique menée par le Maire.
Sous l'autorité fonctionnelle de la directrice de cabinet et de son adjoint, vous êtes en charge d'assurer leurs secrétariats. Vous gérez leurs agendas et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements. Vous préparez les dossiers journaliers et vous assurez le suivi et la gestion des représentations du Maire.
Gestion de l’agenda de la Directrice et du directeur adjoint de cabinet et de leurs contacts
- Organiser l’agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d’entreprises, en lien avec le directeur de cabinet
- Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook et les fiches contacts
- Assurer le suivi et la gestion des représentations
Gestion administrative
- Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez vous ou réunions auprès des services concernés
- Rédiger et mettre en forme les courriers, accusés de réception
- Gérer les dossiers de la Directrice de Cabinet
- Suivi des signatures des délibérations et des dossiers de municipalité
- Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers papier et informatique
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les visiteurs de la Directrice et de son adjoint
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Activité ponctuelle
Remplacer son binôme en cas d’absence (secrétariat du Maire)
Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux et vous disposez d’une expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction/ d’élus (ou poste similaire), ainsi que de solides connaissances en matière d’environnement territoriales.
Votre formation Bac ou BTS assistant de direction et vos compétences en secrétariat vous permettent d’être autonome rapidement et de gérer vos priorités. Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit de synthèse, votre capacité à vous adapter et pour vos qualités relationnelles et d’écoute. Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et
vous savez réagir à l’urgence. Votre esprit d’équipe et votre capacités à prendre des initiatives renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion et votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.
- Environnement Windows et Pack office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook.
- Application métier : 6tzen, AIRS Délib, personnalités, association
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.