Assistant / assistante de service formation

Assistant / Assistante de service formation (H/F)

Description

En tant qu'assistant de formation (H/F), vous aurez pour missions principales :

1. Diffusion et suivi des offres de formation
2. Accueil et information des différents publics
3. Production de documents liés aux prestations de formation
4. Suivi administratif des prestations de formation
5. Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation
6. Édition et suivi des documents en aval de la prestation de formation
7. MAJ des documents et supports

Les tâches associées à vos missions :

1. Participation au recrutement :
* Suivi des fiches mandataires
* Suivi de la liste de diffusion des offres (Missions locales, E2C)
* Mise à jour du site E2M (dates infos coll, annonces, dates formations)
* Convocation aux informations collectives & entretiens individuels
* Accueil téléphonique et physique des candidats
1. Formation :
* Transmission des confirmations d'inscription et des documents attenants (règlement intérieur, livret d'accueil)
* Saisie du contrat dans le site de l'Opcommerce et suivi des dossiers jusqu'à la validation
2. Suivi des apprenants :
* Correction des pré-évaluations
* Rédaction et envoi des relevés d'absences et autres documents
* Réception et classement des ECF
3. Titres RNCP :
* Création des candidats dans la base CERES
* Réalisation des convocations jury et candidats puis diffusion
* Demande des plis & réception & reconstitution si besoin
* Réception et validation des productions et autres documents obligatoires
* Préparation des dossiers candidats + PVs
* Surveillance des sessions
* Suivi de l'édition des diplômes
* Enregistrement des résultats
* Rédaction et envoi des attestations de réussites & certificats de réalisation
4. Autres :
* Mise en forme et suivi des indicateurs (éval formation, statistiques convocations)
* Mise à jour des documents (Qualiopi)
* Mise à jour, suivi et transmission des documents inhérents au CFA (tableau de bord, enquête SIFA, aide régionale, aide au permis)
* Nettoyage et MAJ des ordinateurs apprenants
* Reporting

Une très bonne maîtrise des outils de bureautiques et de gestion de l'information sont indispensables. Vous justifiez d'une expérience de 1 à 3 ans. Une expérience auprès d'un public en insertion ou reconversion professionnelle serait un véritable plus.

Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDI - 20 h, du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30. Heures supplémentaires ponctuelles.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

* 1 An(s) - 1 à 3 ans d'expérience

Savoirs et savoir-faire

* Législation sociale
* Concevoir des supports de suivi et de gestion
* Réaliser des déclarations réglementaires
* Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
* Bon communiquant à l'écrit et à l'oral
* Esprit d'analyse et de synthèse

Savoir-être professionnels

* Faire preuve de rigueur et de précision
* Faire preuve de réactivité
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
#J-18808-Ljbffr